El Facility Manager en el nuevo paradigma de workplace flexible en España

En cualquier caso, ahora el empleado está en el centro de la gestión de los espacios de trabajo y del personal de recursos humanos. Aunque ya se iban viendo, poco a poco, visos de ese cambio – a velocidades muy distintas en todo el mundo, la pandemia del Covid-19 ha sido el acelerador, de la mano de la tecnología que lo posibilita. Atrás quedan, por no irnos muy en el tiempo, las oficinas de cubículos o los hospitales rígidos, por ejemplo. Ahora los espacios buscan la luminosidad, cuidar la acústica, ayudar a encontrar el confort. Y los gestores del personal fomentan políticas de conciliación, de salud laboral profesional y personal como todo en uno. Tan importante es el espacio oficial de la compañía como garantizar que el empleado pueda desarrollarse, crecer en lo profesional, así como elaborar su trabajo con las herramientas necesarias donde le permita la empresa.

La figura del Facility Manager ha tomado este reto, el de liderar el cambio en las compañías y tiene por delante un largo camino, con objetivos muy diversos. En este proceso la entidad tiene que seguir siendo productiva; respecto a los empleados, demandan bienestar. Habrá que equilibrar que la operativa siga en marcha eficientemente, con la retención del talento, la gestión de los espacios y su nuevo diseño; y abordar la transformación digital, imprescindible para que se dé esta evolución. Para Luis Campelo, jefe de ventas Sector Oficinas-Corporate de Ojmar, “la prioridad del Facility Manager debe ser siempre el usuario. Hay que ponerlo en el centro de la estrategia del Facility Managment, buscando siempre optimizar su experiencia antes, durante y después de su estancia en el lugar de trabajo”.

María Figols, directora de Salud y Sostenibilidad y Co-fundadora de inBiot, nos explica que “el Facility Manager tiene la capacidad de hilar y conectar las necesidades y requerimientos de los espacios de trabajo y sus instalaciones. Por lo que garantizar ambientes de trabajo seguros, saludables, flexibles y que ofrezcan información en tiempo real de sus propias necesidades espaciales es clave. Los retos y, por lo tanto, las prioridades: que la digitalización y la tecnología se integren con las estrategias de sostenibilidad de nuevos modelos de gestión organizacional sobre el teletrabajo; jornadas de trabajo flexible; y ocupación discontinua de los edificios”.

Por último, para Javier Blanco, socio director de Aretha, “el FM supone una oportunidad profesional muy importante desde el punto de vista cualitativo. Ya no se trata únicamente de una mera gestión funcional del espacio y activos, sino de integrarse en la gestión de personas y equipos dentro de las organizaciones, de las metodologías de trabajo en equipo y telepresencia, de adaptarse a la rápida evolución que el trabajo a distancia y el trabajo híbrido están adquiriendo, entre otros”. Blanco nos habla de una “recualificación sustancial” del Facility Manager que le permite y obliga, a su vez, a integrarse y alinearse con la política de recursos humanos y las estrategias de la alta dirección. Con ello logrará que el espacio pueda adaptarse a las necesidades de uso en cada momento, respondiendo a la cultura corporativa. El diseño de los espacios flexibles debe partir de un análisis y diagnóstico previo de quien los diseña (space planners, arquitectos, interioristas), de la mano de los responsables de recursos humanos, dirección y Facility Managers, en opinión de Javier Blanco. “Se trata de entender bien los procesos internos de la compañía, las metodologías de trabajo por áreas o departamentos, las necesidades funcionales y operativas. En el fondo, poder planificar bien todas las escenas que puedan darse en el espacio físico”.

Tras este análisis previo, Blanco asegura que lo importante será “saber generar esa experiencia de usuario tanto virtual, donde la tecnología es esencial (trabajo híbrido y en remoto), como presencial, desde el punto de vista del bienestar de las personas (confort acústico, lumínico, accesibilidad en sentido amplio, diseño, imagen y valores corporativos, ergonomía…)”. Este profesional apuesta porque el concepto de la oficina tradicional “tenderá a desaparecer, pasará de ser un lugar al que se va siempre a uno donde compartir conocimiento”. Es decir, “de un lugar al que ‘debo’ ir a otro al que ‘quiero y necesito’ ir, para ciertas actividades. Así pues, su diseño será esencial para atraer y generar una satisfacción especial cuando se trabaja allí”.

Los servicios en un workplace flexible

Si bien todavía se están configurando los distintos modelos de workplace flexible o híbrido, cada compañía está adecuando los nuevos modelos de gestión del trabajo en función de sus necesidades, por lo que es pronto para poder ofrecer datos, pero las demandas en los diseños de las oficinas han cambiado y se enfocan a entornos colaborativos, de encuentro de equipos, de reunión… ágiles, confortables y seguros, pensando en ofrecer lugares que aportan bienestar a las personas y productividad a las organizaciones, porque el entorno donde se trabaja impacta en la creatividad, en la concentración, en la ilusión…

Con este nuevo modelo surgen nuevas necesidades y cambios en las gestiones habituales, los Facility Managers tienen que plantear cómo abordar ahora la gestión de los servicios asociados a la oficina, a la sede, pero también, por qué no, en los denominados ‘tercer lugar de trabajo’; además tienen que gestionar el trabajo en remoto, que éste no suponga una barrera, y, por último, garantizar una experiencia del usuario de calidad, que volverá a cerrar el círculo que abrió el diseño del espacio: poner en el centro a la persona y su bienestar. Los nuevos modelos de trabajo “ofrecen muchas ventajas de ahorros de costes y reducción de espacios físicos explica, Rafael González del Río, gerente de IoT de Securitas Seguridad España-, sin embargo, es esencial conocer el uso real que se hace de ellos para aprovecharlos mejor. A la hora de configurar estos espacios, es conveniente dotarlos de sistemas de información que nos permitan conocer cómo van cambiando las necesidades y tendencias a lo largo del tiempo, además de contar con espacios multiuso que se adapten con facilidad si son destinados a otro fin”. Este nuevo modelo se caracteriza por dos conceptos clave: la flexibilidad y el conocimiento del uso del espacio, según González, por ello, nos comenta que para gestionar la flexibilidad, “se requieren sistemas sencillos de reserva de espacios que nos permitan gestionar de forma eficiente la demanda de uso. Estos sistemas nos permiten automatizar la reserva, simplificando el proceso y manteniendo el control en todo momento.

Respecto al uso del espacio, “debemos aplicar la tecnología para digitalizar los espacios de trabajo y así disponer en tiempo real de la información del uso de los mismos, lo que nos permitirá tomar mejores decisiones sobre el aprovechamiento de estos y su optimización. Para ello, nos apoyamos en la tecnología IoT, en las soluciones de digitalización de espacios de trabajo y en las soluciones Data Analytics, es decir, sensorización de los espacios para medir la ocupación, acceso a los datos en tiempo real y análisis de esta información para lograr una mayor eficiencia”, concluye.

Por otro lado, para Mayte Donaire, gerente de Facility Mangement de Claro Sol FS, “anticiparse a las necesidades del trabajador y de su entorno se podría definir como punto de partida en el dimensionado de servicios y, por tanto, como principal prioridad para el Facility Manager”.

Y continúa: “Debemos crear las condiciones necesarias para motivar una actitud colaborativa en el trabajo, creando una propuesta de valor, orientada al cliente, donde el capital humano vendrá marcado por indicadores como la satisfacción del personal, su seguridad, su accesibilidad y la disponibilidad a servicios que hagan más fácil su actividad diaria, incidiendo por tanto en la calidad del servicio y por ende en la mejora de la productividad aprovechando los recursos disponibles. Para ello, una buena planificación y gestión de los equipos humanos, técnicos y tecnológicos, con equipos multidisciplinares se hace fundamental y prioritaria para que el FM pueda anticiparse a las incidencias y gestionar correctamente los inmuebles y sus servicios para que la empresa se centre en el negocio principal o core business”.

Jaume Valls Borràs, administrador de LD Facility, apunta en la misma dirección: “Cualquier estrategia que sirva para mejorar el bienestar de los empleados, mejorar la satisfacción y que favorezca un mayor compromiso de estos, tendría que ser crucial dentro de cualquier configuración de servicios de Facility Manager”. Para Valls, “la manera más inmediata de conseguir este objetivo es teniendo en cuenta la opinión del usuario. Se tienen que realizar inversiones reales hacia esta dirección. Estamos hablando que cada Facility Manager disponga y utilice políticas continuas de Benchmarking interno o funcional. Realizando mediciones analíticas y precisas se puede evaluar el nivel de compromiso del empleado desde cualquier óptica y permite a cualquier organización anticiparse y tomar medidas correctoras».