La vuelta a las oficinas: Criterios, protocolos y buenas prácticas. Este es el nombre del nuevo documento técnico que acaba de publicar la Asociación Española de Oficinas (AEO). Su objetivo es facilitar la adecuada gestión y toma de decisiones en el proceso de reincorporación de las personas a sus centros de trabajo. “La prioridad ha sido expresar nuestro compromiso con la salud y seguridad de las personas”, según José María Álvarez, presidente de la asociación. Para ello han seguido las directrices y normativas de las autoridades sanitarias. De hecho, la guía incluye criterios, protocolos y buenas prácticas aplicables tanto a edificios privados como públicos.
Según Tomás Higuero, miembro de la junta directiva de la AEO y responsable del Grupo de Trabajo que ha elaborado el documento, este “constituye una propuesta 360 grados que incorpora la visión y participación de todos los intervinientes: trabajadores, propietarios, empresas inquilinas de oficinas, RRHH, proveedores, sindicatos…”. Además, añade: “Hemos apostado por poner el listón muy alto, con recomendaciones de mejores prácticas para tender hacia la excelencia. Todo ello basándonos en cuatro premisas de partida, tanto para empresas como para trabajadores: flexibilidad, confianza, planificación y comunicación”.
Una de las recomendaciones en relación a los espacios de trabajo, es que, “según los criterios actuales determinados en la O.M. SND/399/2020 BOE de 9 de mayo de 2020, el aforo máximo simultáneo puede oscilar entre el 30% y 50% del existente con anterioridad». También se recomienda “reducir al mínimo imprescindible, en esta fase inicial, las visitas de terceros a las oficinas”.
Cinco ejes principales de seguridad en las oficinas
El documento se articula en torno a cinco ejes principales, que son:
- Conocimiento del proceso infectivo. Aquí se recomienda tomar medidas para romper la cadena de transmisión del coronavirus con varias medidas de higiene y desinfección personal, realización de tests, vuelta paulatina, prevención de riesgos…
- Gestión de los Recursos Humanos. Es necesario establecer un plan de reincorporación de los trabajadores basado en tres elementos: criterios médicos y sanitarios, establecidos como consecuencia de la realización de pruebas; el aforo de la oficina, resultado de aplicar a la implantación actual la normativa sobre la distancia social; y las necesidades funcionales y operativas de la empresa.
- Adecuación y gestión del inmueble. Habría que hacer una revisión integral de las oficinas estableciendo nuevos protocolos de mantenimiento, limpieza y desinfección.
- Relación entre propietario e inquilino. El documento aboga por establecer una relación fluida de comunicación entre el arrendador y el arrendatario para favorecer un clima de confianza mutua.
- El camino del trabajador. Después de un tiempo de confinamiento, volver a la oficina puede suponer un esfuerzo mental considerable para los trabajadores. Por tanto, hay que acompañarlos en ese proceso.
Ayuntamiento de Madrid
Durante la presentación del documento estuvieron presentes Miguel Ángel Redondo, delegado de Economía, Innovación y Empleo del Ayuntamiento de Madrid; y Mariano Fuentes, delegado de Desarrollo Urbano del mismo ayuntamiento. El primero apuntó que “cada día que pasa el impacto económico sobre la ciudad de Madrid es de 140 millones de euros. Perdemos miles de empleos cada semana, y por supuesto se resienten todos los sectores, especialmente el comercio y la hostelería. Pero todos debemos ponernos en marcha. Ponernos en marcha con la mayor seguridad posible, y eso es lo que tratan de impulsar el Ayuntamiento de Madrid y AEO”.
Por su parte, el segundo indicó que “hay que garantizar todas las medidas de seguridad para que los ciudadanos de Madrid puedan iniciar la desescalada con confianza. Y además, sin perder de vista que esta vuelta no será masiva, sino que se seguirá combinando con el teletrabajo”, recalcó.
Resumen de criterios de aplicación general para la vuelta a las oficinas
- Campaña de pruebas a todos los trabajadores y revisión del edificio e instalaciones con carácter previo a la reincorporación.
- Diseño de estrategia para romper la cadena de transmisión en todos los puntos en que sea posible.
- Análisis y diseño según necesidades funcionales y operativas de la empresa, aforos/layout espacios de trabajo y balance entre trabajo presencial y teletrabajo
- Diseño e implementación de criterios médicos, fases, turnos y horarios de reincorporación
- Desarrollo de una “visión compartida”, política de PRL y sindicatos
- Protocolos y criterios de mantenimiento, limpieza y desinfección, calidad aire interior y otros para el control de riesgos de contagio
- Criterios y normas para el uso de espacios y elementos compartidos (baños, reuniones, vending…) privativos del inquilino y del edificio (lobby, ascensores, aparcamiento…), implementación de tecnologías contactless
- Relación arrendador-arrendatario: comunicación constante y fluida, responsabilidades según zonas comunes y privativas, comité de coordinación en edificios multi-inquilino y Plan de Comunicación de los protocolos de propietarios e inquilinos
- Comunicación de la propiedad a inquilinos de la situación de las instalaciones con anterioridad a la vuelta de los trabajadores al edificio y aspectos relevantes que afecten a las mismas en las etapas posteriores. Comunicación constante
- Comunicación de los inquilinos a propietarios relativa a fases de reincorporación de los trabajadores, fechas, número de personas, franjas horarias de utilización y resto de necesidades específicas. Comunicación constante.
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