En los últimos años, el Facility Management ha experimentado una rápida evolución. Inicialmente, se limitaba a servicios básicos como el mantenimiento, limpieza, recepción, seguridad y restauración. Sin embargo, en la última década, las grandes compañías han ampliado significativamente el catálogo de servicios de FM, adaptándolos a las necesidades específicas de su cultura y propósito corporativo. Esta evolución refleja la creciente importancia del FM en la estrategia empresarial.
Uno de los cambios más notables ha sido la incorporación del teletrabajo, especialmente relevante en la era post-pandemia. Hace poco más de cinco años, el teletrabajo no era considerado seriamente en España. Hoy en día, es fundamental para la retención del talento, lo que ha llevado a una reestructuración de los espacios de oficina y el equipamiento tecnológico, con un énfasis en la ciberseguridad y la privacidad.
Diversos modelos de contratación en FM destacan la importancia de la flexibilidad y la medición del rendimiento. La transición hacia modelos integrados ha demostrado ser más efectiva que la dispersión de proveedores. La selección de proveedores que puedan adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa es crucial. La definición y medición de indicadores clave de rendimiento (KPIs) son esenciales para evaluar la entrega de servicios. Tener pocos KPIs pero bien definidos ayuda a evitar costos adicionales y sobrecargar al responsable de FM.
Las innovaciones y mejoras fomenta la extensión de las mejores prácticas dentro de la organización. Esta práctica permite compartir avances y corregir deficiencias de manera rápida y efectiva. La duración óptima de los contratos y la gestión adecuada de la transición entre ellos son aspectos clave para evitar desajustes y garantizar la continuidad del servicio.
La gestión de FM dentro de las empresas está experimentando una integración cada vez mayor con el departamento de Recursos Humanos (RRHH). La experiencia del empleado está ganando importancia, y muchos servicios relacionados con las personas y la organización ahora dependen de RRHH. Este cambio es impulsado por las nuevas generaciones que influyen en el enfoque hacia una mayor profesionalización en las capas superiores del FM y una posible externalización de la ejecución diaria.
La comunicación efectiva entre la empresa y los empleados es crucial, especialmente en situaciones críticas como la pandemia, donde la falta de comunicación puede afectar negativamente la ejecución de acciones y presupuestos. Áreas emergentes en el catálogo de servicios FM, como la gestión inmobiliaria, el bienestar de los empleados y la gestión documental, subrayan la necesidad de que el FM esté alineado con la estrategia del negocio e integrado en la cultura corporativa.
La satisfacción del cliente en FM no debe depender únicamente de encuestas tradicionales, que a menudo no reflejan completamente las necesidades y percepciones de los usuarios. Es crucial establecer comités de seguimiento para abordar las necesidades identificadas, medir la ocupación de los espacios y considerar las necesidades específicas de los empleados para optimizar el uso de los recursos.
La importancia de equilibrar la resistencia del negocio con la flexibilidad necesaria para adaptarse a las necesidades cambiantes es otro punto clave. Establecer objetivos claros y medibles y utilizar los resultados para justificar acciones ante los departamentos de Compras o Finanzas es fundamental para mantener un equilibrio entre la estabilidad y la adaptabilidad.
La sostenibilidad y la innovación son áreas cada vez más importantes en el FM. Aunque están ganando protagonismo, aún no están completamente integradas en las operaciones diarias del FM. La gestión eficiente de recursos y la adopción de prácticas sostenibles son cruciales para cumplir con los requisitos normativos, reducir los costos en los ciclos de vida de los productos y mejorar la reputación ante los clientes.
La gestión de insumos y la reducción de desperdicios alimentarios presentan oportunidades de negocio para el FM. Además, la sostenibilidad emocional y física en el lugar de trabajo son aspectos que no deben ser olvidados. La innovación tecnológica, como las aplicaciones de Internet de las cosas (IoT) destinadas a mejorar la eficiencia energética, juega un papel crucial en las políticas de ahorro energético en el FM.
La integración del FM en la estrategia empresarial aporta valor y optimiza las operaciones. La evolución del FM, los modelos de contratación, la gestión de personas y gobernanza, la satisfacción del cliente y la sostenibilidad son áreas clave que deben ser abordadas de manera integral. La colaboración entre diferentes departamentos y la adopción de prácticas innovadoras son esenciales para maximizar el impacto del FM en las empresas, transformándolo en una función estratégica esencial en el mundo empresarial moderno.
