Las notificaciones electrónicas obligatorias de las Administraciones Públicas (AAPP) se han convertido en un verdadero desafío organizativo para cualquier empresa. Y, justamente, este fue el reto del servicio que Grupo SIFU implementó en Endesa, para el que contó con los partners tecnológicos The Mail Company e Ivnosys, de amplia experiencia y reputación por sus soluciones en gestión de cartería y mensajería. El servicio ha dado una respuesta eficaz con una herramienta y, a su vez, ha potenciado la RSC de la organización con personal con diversidad funcional ampliamente formado.
Un contexto de alta complejidad
Para una empresa es fundamental saber cuántas notificaciones electrónicas obligatorias de las AAPP está recibiendo y qué consecuencias puede tener no atenderlas en plazo. De lo que se trata es de dar una solución para estar al día de las notificaciones enviadas y, sobre todo, evitar sanciones económicas y administrativas.
Las Leyes 39/2015 y 40/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las AAPP, obligan a todas las empresas a relacionarse con la Administración a través de medios electrónicos. Si a ello añadimos que la primera es ya de total aplicación, nos encontramos ante un verdadero reto organizativo que afecta de forma transversal a todas las áreas de la empresa: legal, operativa, financiera, recursos humanos…
El volumen es alto: están implicados 8.000 ayuntamientos, 41 diputaciones, 17 comunidades autónomas, ministerios y diversos organismos públicos (Agencia Tributaria, Seguridad Social…), los cuales utilizan distintas plataformas tecnológicas con diferentes niveles de cumplimiento. En definitiva, el tiempo dedicado y los potenciales riesgos de sanciones se multiplican.
El escenario es que las diferentes capas de las AAPP van avanzando para cumplir la ley mediante la implementación de plataformas y tecnologías diversas, con la perspectiva del punto de acceso único… Y, además, cabe sumar la tradicional entrada de notificaciones en papel.
Así pues, la solución adecuada para las empresas consiste en un mix de tecnología y equipos especializados, con capacidades para rastrear de manera sincronizada el 100% del mapa de las AAPP en busca de las notificaciones. Seguidamente, proceder a su descarga a través de los correspondientes certificados digitales de cada organización y almacenarlos de forma segura en un concentrador de certificados. Todos ellos procesos que deberían estar monitorizados y con plena trazabilidad para su clasificación, distribución y posterior presentación.
El proyecto de Grupo SIFU en Endesa de digitalización del servicio de estafeta y envío y recepción de notificaciones electrónicas se realiza al 100% con personal con discapacidad
Unificar procesos: la solución
Grupo SIFU, centro especial de empleo líder en la prestación de Facility Services socialmente responsables, junto a The Mail Company y su plataforma ofrecieron una solución a Endesa que ha permitido unificar todos estos procesos.
Con la implementación del software de gestión Gio-Neos, se ha garantizado la máxima optimización de operaciones y usabilidad en la gestión de los flujos de información físicos y digitales (gestión de notificaciones electrónicas, cartería digital, cartería tradicional, eCourier Management, comunicaciones electrónicas certificadas…).
En Endesa ha habido un rápido funcionamiento: de noviembre de 2017 a enero de 2019 se implantó el software para su pleno rendimiento y, más allá de los recursos técnicos, se incorporaron unos 120 trabajadores de Grupo SIFU distribuidos en diferentes edificios de la compañía.
El servicio ha supuesto un avance en eficiencia/tiempo y organización, que ha repercutido en una reducción del tiempo administrativo, una recanalización de tareas y un mayor control de estos procesos
El presente proyecto de digitalización del servicio de estafeta y envío y recepción de notificaciones electrónicas se realiza al 100% con personal con discapacidad. Esto no solo supone un cambio en el modelo de prestación del servicio, sino también una revolución en la capacidad de prestación de servicios profesionales con personal con diversidad funcional.
En cuanto a Grupo SIFU, con el arranque de este servicio, cumple dos de los ejes clave de su plan estratégico: la innovación y la transformación digital, no únicamente dentro de la organización y procesos internos, sino en la prestación de servicios en casa del cliente.
Por otro lado, la involucración con el cliente en este proyecto de gestión ha sido muy positiva desde el primer momento, desde las sesiones formativas de los trabajadores, hasta la planificación y organización de tiempos y espacios en sus instalaciones para garantizar su éxito.
En definitiva, el servicio ha supuesto un avance enorme en términos de eficiencia/tiempo y organización, que ha repercutido en una reducción del tiempo administrativo, una recanalización de tareas y un mayor control de estos procesos… Es un avance significativo para la transformación digital de una empresa que esté en pleno cambio y con miras al futuro, así como supone un nuevo horizonte en la RSC de su tejido empresarial.
