El pasado 1 y 2 de junio tuvo lugar el encuentro Latinoamericano FACMAN, organizado por la Asociación Panameña de Facility Management (APAFAM) y apoyada por todas las organizaciones latinoamericanas de Facility Management, así como IFMA. Con más de 500 asistentes de más de 12 países y más de 50 ponentes, las jornadas tuvieron como tema central: “El papel del Facility Manager en el ciclo de vida útil del activo”, reivindicando así una, para mí, vieja demanda del valor estratégico de esta profesión. En mi apertura del evento como Opening Keynote, este tema me llevó a recordar cuando hace 22 años se fundó IFMA España, y en concreto al contenido de un artículo en el periódico ABC que se titulaba “De bombero a facilitador”, nombre que me he permitido reutilizar.
En aquella época, trabajando con mis clientes, los Facility Managers, veía cómo su trabajo era muy poco reconocido y las continuas incidencias no les permitían centrarse en lo importante, la optimización de los recursos físicos y servicios alineándose con la estrategia de la compañía. Veía también la poca participación, y muchas veces exclusión, de estos profesionales en las etapas previas. Hay que tener en cuenta que el Facility Manager es el profesional responsable de la óptima operación de los activos, y como tal, debe de conocer la estrategia de su organización para conectarlo a las necesidades de los usuarios. Así pues, es de vital importancia su participación en los procesos iniciales de conceptualización y diseño, e incluso de construcción.
Esta circunstancia se hace más relevante como consecuencia de la pandemia, en esta llamada ‘nueva normalidad’, que tampoco es tan nueva, aunque sí modifica definitivamente la conceptualización de los modelos de espacios de trabajo basados en las estaciones de trabajo o superficie por empleado (puesto) como unidad de medida. Según estudios realizados con más de 200 empresas en más de 20 países la mayor parte de las organizaciones (95%) han decidido mantener un modelo híbrido de trabajo que combine el trabajo presencial con el trabajo remoto en una proporción de entorno al 50%.
Esto quiere decir que la ocupación de nuestros espacios corporativos no se espera que supere un 40%, pero no solo esto es ya un cambio relevante, sino que también hemos de plantearnos cuales son las necesidades que se deben cubrir en estos espacios. Probablemente no sea el disponer de un puesto de trabajo la principal razón para acudir a la sede corporativa, y sean otras razones más importantes como la socialización, el aprendizaje y el trabajo en equipo.
La pandemia ha producido un cambio de paradigma en la conceptualización, diseño y gestión de los espacios corporativos. Nunca en más de 30 años conceptualizando y diseñando espacios corporativos había observado un cambio de estas características. Esta baja ocupación nos abre una oportunidad de optimización del espacio corporativo (principal función del Facility Manager) en proporciones nunca antes vistas de entorno al 30% (ahorros de 500€/metros cuadrados/ año por cada metro cuadrado optimizado), con modelos muy distintos a los anteriores, basados en la reducción del puesto operativo en espacios abiertos que hoy pierden más aún su sentido original.
De qué nos sirve ya poner mesas de trabajo asignadas a cada trabajador cuando como máximo habrá un 40% ocupada, y sirven principalmente para realizar funciones que podemos hacer en remoto. Por otro lado, no todo es ahorro, aunque el retorno de la inversión es muy rápido. La adaptación de los espacios actuales.
La mayoría de los proyectos en los que estamos involucrados en todos los países, van en la misma línea de reducción de algo de espacio y actuaciones de ‘cirugía’ que básicamente retiran puestos de trabajo tradicionales para incorporar otras tipologías, muchas veces experimentales, para dar respuesta a las nuevas necesidades de socialización, aprendizaje y trabajo en equipo, todas ellas funciones que difícilmente se pue[1]den realizar en remoto y que son la nueva razón de ser de los espacios corporativos. Todo ello unido a un incremento de la calidad y servicios asociados para atraer a las personas a la sede, dando aún más relevancia al papel del Facility Manager, siendo de aplicación y cada vez más relevantes los llamados soft services.
Hay que considerar que la mayor parte de las organizaciones quieren que sus trabajadores acudan a la sede corporativa, para ello, es cada vez más relevante el diseño y los servicios asociados para que sean capaces de atraer a los colaboradores a acudir a los ‘hubs corporativos’ (trataremos de eliminar la palabra oficina). Estamos observando cómo la mayoría de las compañías se están decantando por un modelo flexible y voluntario, cualquier otro modelo genera un gran número de complicaciones difíciles de resolver. Otra diferencia es que debemos empezar a definir y considerar un ecosistema de espacios de trabajo que van desde sus casas a la sede corporativa, pasando por el denominado tercer lugar. Lo que a su vez genera nuevos retos de deslocalización de nuestros clientes internos. Adelanto ya, que es inviable la gestión de los espacios remotos en las casas de los trabajadores. Ha habido muchos intentos y todos ellos han fracasado.
En este nuevo modelo híbrido de trabajo la tecnología juega un papel muy importante al ser el gran facilitador, no solo permitiéndonos poder realizar el trabajo en remoto, como ocurrió durante la pandemia, sino que también en la gestión de las infraestructuras y servicios. Son comunes ya plataformas (generalmente Apps) de interfaz con el usuario que le permite resolver la reserva de espacios y acceso a todos los servicios desde cualquier lugar.
Estas tecnologías cada vez son más sencillas y otorgan al Facility Manager mucha información (datos) para poder gestionar de manera eficaz la operación de las infraestructuras y servicios. Datos de ocupación globales y de cada tipología de espacio, incidencias con las instalaciones y los servicios, respuestas de los proveedores, todo ello a diferencia de los sistemas tradicionales de ticketing, que ya todos conocemos, en un modelo de poner al usuario en el centro de la operación. Nadie nos va a felicitar con una gestión adecuada de las instalaciones, si lo harán por un mayor bienestar del trabajador. La tecnología es la que realmente nos permite pasar de bomberos a facilitadores.
