Con la crisis actual todas las empresas nos hemos visto afectadas en la forma en que organizamos nuestra fuerza de trabajo, pero estos cambios han sido especialmente impactantes en las empresas de Facility debido al gran volumen de trabajadores que se manejan y a la capacidad multinegocio de dichas empresas. En la misma empresa se trabaja con trabajadores de servicios esenciales, con contratos en instalaciones cerradas, con servicios de poca actividad o todo lo contrario, sujetos a ERTE o no, etc. En definitiva, casos complejos y variados.
Diariamente hemos tenido cambios legislativos y organizativos, situación que creemos que seguirá produciéndose durante algún tiempo.
Las herramientas tecnológicas de organización empresarial y en especial las que afectan a la fuerza de trabajo están siendo testeadas en esta situación. A nuestro entender, la flexibilidad para poder adaptarse a nuevos modelos organizativos y la rapidez con la que se lleva a cabo esta adaptación son las que determinan la eficacia de dichas herramientas.
Presentamos en este artículo cómo ayudamos a nuestros clientes con unos puntos que hemos considerado fuertes de nuestras herramientas, en especial Coprava Capital Humano. Esperamos que sirvan de ayuda en la guía de procedimientos y operaciones de los lectores de FM&S.
- Replanificación de los servicios de forma sencilla e inmediata:
Los continuos cambios en la forma de trabajar impactan directamente en la planificación de los equipos de trabajo. Se cierran, se abren o se cambia la asignación de las personas a servicios prácticamente a diario, por ejemplo moviendo equipos de limpieza de colegios para reforzar la limpieza de hospitales, asignando nuevos turnos de refuerzo para las ambulancias o reduciendo los operadores de grúa de la compañía de seguros. Un sinfín de movimientos en empresas de grandes volúmenes de trabajadores y donde, sin una herramienta flexible de planificación, esto supondría un quebradero de cabeza para los gestores de servicios y directores de operaciones.
CCH ayuda al mando intermedio a planificar los nuevos recursos y sus nuevas tareas diarias en base a las nuevas reglas de necesidades de recursos, todo ello de forma muy sencilla y sobre todo muy rápida, permitiendo una mayor capacidad de organización. Nuestros clientes de Facility Services, Contact Centers, Hospitales y Ambulancias están agradeciendo esta efectividad.
2. Gestión de los nuevos permisos retribuidos para servicios no esenciales:
El nuevo R.D. plantea permisos retribuidos para trabajadores de servicios no esenciales e indica que dichos permisos deben ser recuperados por el trabajador en un plazo hasta el 31/12/2020. En empresas de grandes volúmenes la gestión de esta recuperación se convierte en una grandísima carga administrativa y posiblemente en fuente de conflictos. CCH dispone de un módulo de bolsa de horas especiales que se maneja de forma muy sencilla y que automatiza este proceso. Además hay que tener en cuenta que estos procesos puede que sólo afecten a un porcentaje de la plantilla, por tanto debe ser selectivo por negocio, centro, servicio, departamento o categoría.
Los mandos intermedios de nuestros clientes pintan un permiso retribuido a sus trabajadores (en pocos minutos resuelto para cientos de trabajadores), el sistema gestiona este permiso con una bolsa de horas que se va descontando a medida que se realizan nuevas tareas asociadas a esta tipología de horas, todo ello automático.
3. Información en tiempo real para mandos intermedios y responsables de los constantes cambios y nuevas directrices ante las nuevas necesidades de organización:
Utilizando los canales de información en tiempo real que proporciona CCH (notas, circulares, avisos, post-it o email), disponibles en la aplicación en cualquier dispositivo desde el que acceda (escritorio, web, smartphone, tablet, etc.) y que llegan a cualquier actor que participa en el día a día de nuestra compañía (directivos, personal de estructura, gestores, encargados, trabajadores o clientes).
De esta forma cualquier persona dentro de la organización está puntualmente informada en la forma de proceder, aspecto de vital importancia en este escenario tan cambiante en el que estamos teniendo que operar.
4. Cubriendo nuevas necesidades de datos urgentes de forma inmediata:
Día a día aparecen necesidades de información para ser tratada y que se gestiona a mano, o como mucho con una hoja de cálculo: inventarios de material o de EPIs, notificación del trabajador de alguna incidencia en el servicio, documentación adicional relativa a nuevos protocolos de seguridad y un largo etcétera. En definitiva, nuevos datos para los que no existía una aplicación en la empresa, aplicación que obviamente no se puede desarrollar en un tiempo récord como es la necesidad fundamental en esta crisis.
Con CCH nuestros clientes disponen de un modulo de App’s de usuario con el que están desarrollando en minutos App’s para Smartphone o tablet, aplicaciones que están integradas en CCH y que disponen de todas las habilidades de una aplicación CCH (seguridad integrada y segmentación de datos conocidos como cliente, trabajador, categoría, etc.).
Toda la información de estas App’s es almacenada, procesada y servida para su análisis en un formato interactivo, visual y relevante a través de nuestra solución
5. Teletrabajo con las mismas prestaciones que en la empresa:
Los mandos intermedios usuarios de CCH gestionan a sus equipos de personas desde su casa. Todas las habilidades de CCH funcionan en modo web y son válidas para cualquier navegador. En nuestros clientes no ha sido necesario proporcionar ordenadores, VPN’s, otras pasarelas de comunicación o cambiar la configuración de los ordenadores domésticos. CCH es un sistema 100% web puro y los gestores han podido replanificar a sus trabajadores, asignar tareas, informar a clientes y trabajadores, detectar y solventar incidencias en los servicios o detectar y gestionar incidencias de trabajadores.
En definitiva, desarrollar su trabajo normalmente. Del mismo modo el personal de estructura (RRHH, PRL, áreas de negocio, dirección, etc.) opera en las zonas que le corresponden y el funcionamiento de la compañía no se ve alterado.
A su vez, la compañía sigue marcando sus directrices en remoto y éstas se aplican de forma inmediata a servicios, trabajadores y departamentos de control. El sistema sigue funcionando sin necesidades adicionales y de la misma forma en que lo hacía anteriormente
6. Refuerzo del vinculo entre mandos intermedios y trabajadores:
Estar en contacto con el trabajador se hace vital en esta situación. CCH dispone de una aplicación de información hacia el trabajador bien segmentada y que permite orientar la información según colectivo, y que además cuenta con un gestor documental ilimitado. Dicha segmentación se gestiona de forma general para toda la empresa o por centro, categoría o territorio.
Nuestros clientes realizan publicaciones a diario que incluyen cualquier tipo de objeto multimedia para el trabajador. Estas publicaciones se hacen de forma inmediata y son recibidas de forma inmediata en los móviles de los trabajadores.
El sistema también es bidireccional, gracias a CCH Mobile los trabajadores están informando a su mando intermedio del estado de las tareas, de una incidencia desde el servicio o incluso desde su casa para notificar una enfermedad.
7. Informar a los clientes de la situación en tiempo real:
Cuando se da servicio en las instalaciones de un cliente en esta situación de crisis se necesita estar informado al minuto de la situación que se está produciendo.
Gracias al portal de clientes de CCH, este mismo recibe información vital para una correcta organización: trabajadores en el día, turnos, cumplimiento de las tareas o incidencias del servicio y situación de dichas incidencias hasta su resolución entre otras muchas funciones configurables.
8. Analizando diariamente el nivel de servicio y el impacto en costes de la replanificación de la fuerza de trabajo:
Los clientes de CCH disponen de múltiples herramientas de análisis de información y en especial Data Analytics, que les está permitiendo hacer análisis predictivos de cancelación de servicios, refuerzos en clientes, posibles ERTES o impactos económicos por bajas laborales, todo ello de forma inmediata y con una muy alta calidad de información, lo que facilita la toma rápida de decisiones.
Los escenarios de simulación de CCH, sus utilidades para dimensionamiento automático de plantilla y análisis de demandas provenientes de los SLA, suponen un punto diferencial en la gestión de esta crisis, que ha permitido a los responsables ser mucho más eficientes por contar con estas herramientas.
