La pandemia ha marcado un antes y un después en nuestras formas de trabajo. Hoy nos encontramos inmersos en una nueva y apasionante etapa de rediseño de los espacios de trabajo e implantación de tecnologías. Por fin se rompe con los modelos delimitados por la etapa prepandémica.
Las fórmulas de trabajo flexibles y la interacción digital de los empleados entre sí aumenta su rendimiento y compromiso con la empresa. Adicionalmente, la digitalización de los entornos y operativas ha permitido que las organizaciones se muestren más receptivas a las demandas de los clientes. Obtenemos con ello organizaciones más productivas, en las que la reducción de OPEX y otros gastos como viajes o desplazamientos reduce el agotamiento de empleados ahondando también en mejores rendimientos.
Resulta claro pues, que estrategias de oficinas flexibles son, sin lugar a duda, beneficiosas, no sólo para los empleados sino también para las organizaciones. Habida cuenta de esta situación surge la pregunta que impera desde el inicio de la pandemia: ¿Cómo serán las oficinas del futuro?
Ya en los últimos años se dieron pasos importantes hacia la no presencialidad basados en la aplicación de tecnologías de colaboración remota. Sin embargo, el proceso se tornaba lento, pues resultaba complejo, para algunos sectores, el hecho de que podían darse diferentes fórmulas de desempeño de la actividad.
Sin embargo, la crisis sanitaria ha actuado como agente acelerador de este proceso de cambio, permitiéndonos romper con ciertos convencionalismos del día a día basados en los lugares de trabajo, conceptualmente productivos, y cómo interactuamos con ellos y nuestros equipos.
Frente a los múltiples beneficios de trabajar con herramientas digitales, ciertos estudios pusieron sobre la mesa datos preocupantes: el 67% de los empleados se sentía desconectado de sus compañeros y compañeras de trabajo, mientras que el 49% afirmaba que esta desvinculación les generaba un impacto negativo en la percepción del propio trabajo.
Al objeto de obtener el máximo rendimiento de este nuevo modelo de trabajo híbrido, tanto la organización como sus empleados deben disponer de herramientas potentes y user friendly que ayuden y fomenten el trabajo remoto. De la misma manera, los espacios deben dar respuesta a este mismo modelo digital colaborativo.
Las herramientas deben ser asequibles, claras y fáciles no sólo de implementar si no de utilizar. En caso contrario, tanto los responsables del equipo como los empleados podrían llegar a vivir una verdadera pesadilla.
Bajo estas premisas, el Facility Manager se hará preguntas del tipo:
- ¿Cómo puedo medir la utilización de los espacios de trabajo de mis inmuebles?
- ¿Cómo están siendo utilizados aquellos puestos que encontramos siempre vacíos?
- ¿Cómo puedo adaptar los servicios y espacios de comedor para evitar aglomeraciones?
- ¿Cómo puedo identificar capacidades de salas, servicios y equipamientos de estas, tales como monitores, proyectores, etc.?
Podríamos añadir multitud de cuestiones más. Esta nueva etapa nos ha forzado a entender que, para obtener los mejores rendimientos, los espacios de nuestra oficina son determinantes. Disponer de un espacio óptimo, útil, saludable y flexible dinamiza la motivación del trabajador influyendo de manera decisiva en su desempeño diario.
Por otro lado, permitir que los empleados interactúen con estos espacios, dándoles la posibilidad de aportar mejoras, solicitar servicios, reservar espacios o mesa de comedor, reportar incidencias detectadas en sus lugares de trabajo, etc., tendrá un efecto sin duda positivo en cuanto a la experiencia del empleado que potenciará aún más el éxito del modelo híbrido.
Nuestra oficina puede convertirse en este lugar, pero, para ello, necesitaremos llevar a cabo, al menos, los siguientes pasos:
Previo a la implantación una solución de workplace flexible, será necesario disponer de todos los detalles sobre tus espacios mediante planos totalmente actualizados que nos permitan conocer y estimar:
- Cuántos espacios de trabajo colaborativo pueden estar disponibles.
- Cuántas mesas hay de cara a implementar hot desking.
- Conocer el número de salas de reuniones, pax, así como servicios disponibles en ellas.
- Conocer la capacidad de los comedores para dinamizar la generación de turnos y con ello optimizar costes vía tiempos.
- Conocer el número de plazas de tu aparcamiento disponibles.
En el siguiente paso, bajo el análisis y las prescripciones del asesor independiente que nos acompañe en el proceso de digitalización, se procederá a la selección e integración del software de gestión de espacios que mejor se adapte a las necesidades operativas de nuestros espacios corporativos.
Las herramientas software de gestión permitirán que la reserva de espacios o áreas se albergue en la nube, dando con ello la posibilidad de que los empleados reserven en remoto, bien desde su app móvil, bien desde su ordenador y sea cual sea su ubicación.
Las reservas podrán realizarse previamente o ser programadas para varios días de la semana. Se establecerán por días y horas de ocupación, ya sea para reservar un espacio de trabajo, ideal empresas que implementan el hot desking o trabajo híbrido, o para la reserva de salas de reuniones o plazas de aparcamiento, independientemente del modelo laboral de la empresa.
Desde ese momento, el gestor podrá obtener datos de uso de escritorios, de salas de reuniones, de turnos de comedores, de plazas de aparcamiento, etc.
Con las métricas obtenidas y apoyado en la herramienta implementada, el gestor del inmueble estará ya en posesión de tomar decisiones para optimizar los espacios a las necesidades de los equipos de trabajo, así como de poder adaptar los costes de explotación gracias a un uso más eficaz y eficiente de los inmuebles. Pensemos que un equipo de trabajo puede cambiar y, por tanto, las necesidades de los espacios también. Por ello, optar por una herramienta flexible y de rápida reconfiguración es también importante.
Finalmente, de cara a garantizar el éxito del proyecto, es importante no olvidar que resulta condición indispensable una estrecha colaboración con los distintos responsables de los equipos de trabajo y/o departamentos de la organización.
