Cuando hablamos de gestionar servicios de Facilities, no podemos desestimar que, obligatoriamente, es condición sine qua non apoyarnos en tecnología. Necesitamos herramientas de gestión, como las herramientas FM, que nos den la visibilidad y la trazabilidad necesaria de lo que está ocurriendo sobre la multitud de procesos y acontecimientos que surgen en cualquier activo.
Resulta muy necesario por tanto tener en cuenta aquellas variables que ayuden a alcanzar el éxito en los procesos de implantación de las herramientas de gestión más adecuadas.
Como punto de partida, no cabe duda de que para cualquier proceso de implantación de herramientas de FM debe trabajarse en estrecha colaboración con el responsable de Facility Services que estará al cargo.
Podremos así identificar las necesidades concretas de su activo y su operativa, así como el alcance final que tendrá el proyecto basado en la usabilidad que se desee dar al mismo. Cuanto mayor sea el flujo de información entre el responsable de Facilities y la firma integradora, mayor será el porcentaje de acierto en las funcionalidades y parametrización de las herramientas integradas.
Por tanto, resulta vital una bien estructurada consultoría estratégica previa como piedra angular del éxito de los proyectos de implantación de software de gestión y servicios en nuestros activos.
La alta complejidad y volumen de datos en estos proyectos necesitará entonces de la guía adecuada de un asesor con elevado expertise sobre los servicios del sector. Este acompañará al FM con el objetivo de ayudarle en la correcta gestión del cambio, implementando herramientas adhoc de manera exitosa. Paralelamente y como parte de lo anterior, el asesor apoyará en el análisis de la optimización del OPEX, en lo que a servicios se refiere.
Como Facility Manager debemos valorar, por tanto, un acompañamiento integral, desde el inicio hasta el final del proyecto, donde recibamos soporte y asesoramiento experto antes, durante y después de la implantación. Es muy importante este último punto ya que determinará cuan adaptada queda la herramienta en los siguientes meses acabada su puesta en operativa.
La importancia de elegir la plataforma adecuada será igualmente clave en el éxito del proyecto. Ello determinará cuanto y cómo se va a ser usada la plataforma seleccionada, como será explotada y si esta ayudará no sólo en la optimización del workflow si no en el coste por operación.
Podemos encontrar que, con la intención de suministrar una herramienta, quizá nos propongan una plataforma muy potente, pero a la vez muy compleja. La historia se repetirá como en tantas ocasiones: esta plataforma no se explotará adecuadamente y, consecuentemente, el proyecto será un fracaso al no obtener las mejoras esperadas.
Todo software de gestión de servicios debe ser amigable, fácil de utilizar, sencillo y claro presentando informes que posteriormente deben resultar útiles para la gestión de Smart FM.
Será un factor clave que este sea capaz de transformar los datos en información relevante a través de paneles de control de fácil lectura. Estas variables garantizarán el uso continuado de la plataforma y, por ende, el éxito del proyecto para el gestor, los servicios y, con ello, el bienestar de los ocupantes del activo.
Es importante pues que como FM´s tengamos en consideración comenzar estos proyectos de la mano de un partner experto e independiente que acompañe antes, durante y después del proyecto, que nos ayude en la adaptación de las herramientas, en la toma de datos relevantes, etc…
Por último, resulta indispensable también poner en valor un par de variables más en los procesos de implantación de software de gestión de Smart FM.
Por una parte, debemos tener claro que hoy en día, la mayoría de estas plataformas son administradas desde la nube (cloud services), bajo formato SaaS (software as a service). Pese a que podrían también ser soluciones ‘on premise’ (Servidores del cliente), consideremos que aplicar a soluciones SaaS conlleva menores coste de implantación y ninguna inversión en hardware IT.
Por otro lado, en Cloud contaremos siempre con herramientas completamente actualizadas. Las mejoras que el fabricante lleve a cabo en la misma serán accesibles de manera inmediata sin costes adicionales.
Otro factor importante a tener en cuenta es el nivel de ‘integrabilidad’. Esto implica que nuestra plataforma sea ‘capaz de hablar’ con terceros sistemas (Limpieza, mantenimiento, workplace flexible…) y que, por añadidura, esté capacitada para poder leer datos de objetos conectados (sensorización IoT) de muy distinta índole. De este modo, serán los propios objetos los que informen y alimenten nuestra plataforma. Ayudarán, de forma completamente automatizada, a la toma de decisiones y generación de órdenes de trabajo sin intervención humana.
Tomemos como casos reales aseos inteligentes, solicitudes de servicios en base a datos de ocupación de salas, generación operaciones técnicas sobre GMAO en base a datos de un activo averiado o en alarma, solicitudes de reposición de gel lavamanos cuando un dispensador está vacío o incluso poder contar las personas en espacios y, en base a ello, generar workflows adaptados a las necesidades del activo. Las posibilidades bajo objetos conectados son inmensas.
Contar con expertos consultores independientes de marcas que acompañen en el proceso permitirá una visión objetiva que cubra las verdaderas necesidades más allá de modelos software empaquetados bajo tendencias, en ocasiones de dudosa utilidad.
La digitalización, impulsada en estos últimos tiempos por la influencia de la pandemia, ha puesto a nuestra disposición soluciones y tecnología impensable poco tiempo atrás. Ahora ya solo queda contar con los profesionales asesores adecuados que nos acompañen en la implementación.
