TENDAM Global Fashion Retail Group (en adelante, Tendam) es una de las principales compañías europeas del sector moda en el segmento de las cadenas especializadas. Fundada en Madrid en 1880, está presente en 80 países y cuenta con 1.836 puntos de venta. Actualmente, comercializa marcas tan conocidas como Women’secret, Springfield, Cortefiel, Pedro del Hierro, Hoss Intropia, Slowlove y High Spirits.
Situación de partida
El área de Mantenimiento de Tendam tenía la necesidad de disponer de un repositorio único de avisos relacionadas con el mantenimiento correctivo de sus 826 puntos de venta repartidos en todo el territorio español y su posterior envío al proveedor de Facility Services (FS) correspondiente. Hasta entonces, esta gestión se realizaba con la herramienta que proporcionaba el propio proveedor de FS, aspecto que suponía un elevado volumen de trabajo para el área de Mantenimiento de Tendam y un gran riesgo de pérdida de información cuando se producía un cambio de proveedor.
Por todo ello, en Tendam era imperativo implantar la tecnología adecuada para conseguir una mejora de los procesos de gestión de avisos de mantenimiento que facilitara su control y optimización.
El reto de FAMA
El reto más importante para FAMA ha sido ofrecer una plataforma tecnológica de gestión integral del mantenimiento con capacidad de apoyar a Tendam en su transformación digital y dar cobertura al gran volumen de puntos de venta que tiene repartidos por España.
Se debía facilitar un acceso fácil e intuitivo, mediante una “ventanilla única”, a más de 800 tiendas, una sede y un showroom, para el reporte de los avisos de mantenimiento correctivo. De la misma forma, la plataforma FAMA debía involucrar a las empresas de Facility Services que prestan sus servicios a Tendam, ayudando a garantizar el cumplimiento en la resolución de todos los avisos.
Otro reto importante ha sido el de poner a disposición de Tendam un sistema que permita la incorporación de Business Process Management (BPM) para la aprobación de los presupuestos asociados a la resolución de los avisos por parte de las empresas de Facility Services, adaptado a la complejidad que implica el gran volumen de puntos de registro de avisos de diferentes tipologías.
Solución
De acuerdo a las necesidades detectadas, se optó por implantar la herramienta de Facility Management integral FAMA AFM, en su modalidad cloud (Software as a Service), que dotaba a Tendam de las siguientes funcionalidades:
- Inventario de puntos de venta
- Generación de informes
- Gestión documental
- Mantenimiento correctivo
- Canal de proveedores
- Canal de solicitudes
- Business Process Management (BPM)
- Portal web y canal de comunicación
Con el nuevo Sistema Tendam se ha conseguido:
- Trazabilidad y registro de los avisos centralizado en un único canal.
- Participación de todos los actores implicados en un mismo flujo en la gestión de los avisos de mantenimiento correctivo (desde su creación, pasando por la autorización de los gestores y finalizando en su resolución por parte de las empresas de Facility Services).
- Establecimiento de una lógica homogénea de distribución según localización geográfica en la recepción por parte de los gestores y categorización de los avisos generadas desde los diferentes puntos de venta.
- Mayor agilidad en la gestión completa de los avisos y mejor percepción de las tiendas en el tratamiento de la información.
- Facilidad a la hora de conocer la distribución de los costes asociados a la resolución de los avisos en cada punto de venta, comunidad autónoma, provincia, cadena de tiendas, etc.
- Agilidad en los flujos de aprobación, por parte de los responsables de zona y tiendas, de los presupuestos emitidos por los proveedores externos de Facility Services a través del BPM de FAMA.
- Facilidad a la hora comprobar el cumplimiento de los acuerdos a nivel de servicios (ANS) a través de los indicadores de actividad que ofrece FAMA.
- Mayor control y agilidad en la toma de decisiones a través de los dashboards a tiempo real que el sistema proporciona al departamento de Facility Management.
