La pandemia ha transformado nuestras formas de trabajar a diario. Incremento del trabajo online, con menos presencia en la oficina y nuevos retos organizacionales. Desde el dominio de nuevas competencias (herramientas digitales, comunicación, etc.), hasta crear una obligación de repensar nuestra forma de trabajar en equipo, y la utilidad misma de la oficina como la conocíamos.
Hoy en día muchos equipos están definiendo políticas de trabajo flexible. Este nuevo orden híbrido nos pone a prueba. ¿Cómo mantener la excelencia en los servicios, garantizar la seguridad de los equipos, simplificar la gestión de los entornos de trabajo?
Surgen nuevos modelos de gestión gracias a las nuevas tecnologías que ofrecen soluciones ágiles, al alcance de todas las organizaciones, tanto pequeñas como grandes.
¿La tecnología al servicio de la oficina, aliada del Facility?
Dieciocho meses de estrés continuo causado por los retos de la logística derivados de la pandemia. Mucho por hacer con nuevos protocolos de gestión de limpieza, control del aforo, etc. Mucha complejidad para dar soporte cuando las herramientas y las infraestructuras son antiguas o no se adaptan a las necesidades de una crisis como la del Covid-19. Y con el cambio radical en nuestras formas de trabajar, ahora se necesita reinventar procesos y definir planes a medio-largo plazo. Entonces, ¿se puede dar soporte a los equipos sin morir en el intento?
Porque, además de los retos generados por la pandemia, crecen las necesidades de interacciones con servicios externos, que incrementan la carga de trabajo de los equipos de Facility & Gestión de cualquier oficina. Con el teletrabajo se requiere ahora más gestión del inventario de mesas en tiempo real, y potencialmente otras opciones para el parking y la movilidad en general. Crecen también otras tareas como la gestión de entrega de paquetes –maldito Black Friday–, la dinamización de las oficinas con eventos, actividades, zonas deportivas, cocina abierta con comida “bajo demanda”… Son muchos los nuevos servicios que aún no tienen una solución logística clara e integrada en los procesos ya instalados.
Y la tecnología actual sigue desfasada. Responde a un enfoque de gestión de oficina global, con foco en el control energético y el buen funcionamiento de las instalaciones (luz, ascensores, conectividad, incidencias, etc.). Los back-offices son potentes, pero cerrados y con poca flexibilidad para agregar nuevas funcionalidades, especialmente si están fuera del core del Facility. Y se quedan cortos para responder a la nueva realidad operativa.
Foco en el “Employee Experience” con Daysk
Para responder al reto de simplificar los procesos mientras se maximiza el alcance y la variedad de servicios para los empleados (el dicho employee experience) nacen soluciones digitales con despliegue ágil y grandes capacidades de integración y automatización. Basadas en apps y nuevas tecnologías con DNA web, son sistemas de gestión que se despliegan desde la nube (cloud-based) y ofrecen la gran ventaja de poder adaptarse a cada cliente y sus necesidades con módulos e integraciones bajo demanda.
Daysk lidera esta transición con una oferta de producto modular, adaptable a muchos entornos variados: desde sedes de empresas, hasta edificios con varios inquilinos y servicios compartidos.
El back-office con una interfaz intuitiva ayuda a los managers a automatizar procesos, lanzar servicios nuevos en un clic y sacar datos con pocos esfuerzos, mientras la app centraliza todos los servicios para facilitar el día a día de los usuarios y los empleados. Desde la reserva de escritorios, parkings, eventos o acceso a nuevos contenidos y oferta de eventos.
Despliegue rápido, impacto máximo en la gestión de cualquier oficina
En casos de grandes empresas con miles de empleados, Daysk ha agilizado la implementación de sus políticas Flex, garantizado a cada persona un escritorio para trabajar gracias a su sistema intuitivo de reservas. En paralelo, los equipos de limpieza disponían de un informe diario de la ocupación de las mesas para poder preparar mejor los protocolos de limpieza Covid-19. Ahora se suman opciones de reservas de parking, sensores en las mesas, gestión de incidencias y canal de noticias en tiempo real.
Para otros clientes, la clave ha estado en la capacidad de un despliegue en tiempo reducido (menos de tres semanas) para disponer de la herramienta con integración Single Sign On y marca blanca para operar una reorganización completa de varias plantas de oficinas. Gracias a los mapas interactivos, los nuevos barrios estaban ya asignados y los equipos tenían acceso directo a las zonas dedicadas. Ahora los office managers tienen a mano el back-office para ejecutar cualquier cambio en tiempo real de forma totalmente independiente, sin depender de ningún equipo de TI.
Preparar las nuevas políticas flex desde ya
Hoy en día es posible disponer de herramientas con máxima garantía en cuanto a seguridad, mantenimiento continuo y capacidad de implementación en tiempos reducidos. Daysk puede ayudar a cada empresa a mejorar sus procesos, en todas las fases de su evolución. Como piloto para poder testear nuevas iniciativas de uso flexible de las instalaciones, como plan de contingencia en caso de necesidad de control de aforo, o para un despliegue completo y gradual de sus funcionalidades desde la reserva de parking hasta la implementación de sensores en mesas y creación de un calendario de eventos de actividades deportivas.
Nunca ha sido tan fácil encontrar herramientas para solucionar los retos de las oficinas postcovid-19. Y vosotros, ¿cuál es vuestro plan?
