El nuevo concepto de oficina ha llegado para quedarse

Las compañías están implementando un nuevo concepto de oficina y con ello una nueva forma de trabajar. Los duros vaivenes económicos, el desarrollo tecnológico y los cambios medioambientales que los gobiernos y la propia naturaleza nos demandan podrían ser razones de peso para comprender que hay que tender a un espacio de trabajo alternativo que “reduzca los costes, optimice los recursos y las capacidades, al mismo tiempo que incremente la flexibilidad de las prácticas laborales”, así se refleja en el informe de ISS titulado ISS 2020 Vision.

No sólo las compañías están comprendiendo esta tendencia, la Sociedad Española de Facilty Management (IFMA-España) centra parte de sus esfuerzos en sensibilizar y reforzar esta idea, así como presentar casos prácticos a sus asociados, por ser este ámbito de interés para la labor que llevan a cabo los Facility Manager.

Para IFMA el futuro y presente de esta disciplina pasa por crear espacios de trabajo que sean más eficientes, pero también humanos y productivos.

Entre todos los conceptos, que más adelante veremos, también hay que tener en cuenta el de empleado 3.0, un trabajador que integra en su tarea profesional sus propios dispositivos tecnológicos con los que también obtiene flexibilidad.

Por lo tanto, nos encontramos en este escenario con los empleados (que son cada vez más tecnológicos y quieren flexibilidad para conciliar su vida laboral y personal), los espacios (cuyo diseño favorece la conectividad, la comunicación y la creatividad) y la productividad (la capacidad o grado de producción por unidad de trabajo).

Otro palabro: Smarter Working, que cuenta incluso con un manifiesto que lo dota de sentido, elaborado por Philip Vanhoutte y Guy Clapperton. Estos expertos comentan en este trabajo las claves para construir un espacio de trabajo que mejore la eficiencia y la productividad.

Los autores nos insisten en que los cambios dados reportarán en beneficios en cuanto a los costes inmobiliarios y, por ejemplo, la disminución del absentismo laboral.

Flexibilidad y tecnología en la oficina

Según un informe de la compañía tecnológica Ricoh, siete de cada diez compañías españolas no fomentan el teletrabajo entre sus empleados. De hecho, destacan que sólo un 27% de las organizaciones cuentan con empleados que trabajan fuera de la oficina de forma regular, pero que el teletrabajo, aunque a un ritmo más lento que en Europa, crece entre las compañías españolas. A caballo entre trabajar en casa o en la oficina se encuentra la flexibilidad. “El teletrabajo ya no es tendencia, es algo limitado, y solo para empresas que empiezan el camino hacia el trabajo flexible”, explica Antonio Heras, director global de Innovación de Workplace en 3G Office. “Es limitado porque solo puede hacer el trabajo desde casa y esto puede generar problemas de aislamiento y sensación de pérdida del sentido de pertenencia a la empresa”. Para lograr una flexibilidad beneficiosa para ambos -empresa y empleado-, el diseño de los espacios es uno de los puntos claves, como luego veremos.

Entonces, ¿cuál es la realidad actual? Según el director general de Regus España, Philippe Jimenez, “seguimos trabajando según con qué empresas de una forma convencional”, sin embargo nos asegura que, “el cambio ya se está produciendo, ahora mismo hay un 20% de la población mundial que trabaja de forma flexible”; en menos de cinco años, vaticina, “estaremos en un 40% de trabajadores mundiales”.

En España parece que no somos vanguardistas, “pero no estamos a la cola; los países que encabezan el cambio serían los Nórdicos, sobre todo, Holanda”, subraya.

Para Francisco Vázquez, presidente de 3G Office, “las ventajas de esta nueva forma de trabajar y las nuevas tendencias en sedes corporativas son infinitas, tanto para las compañías como para los profesionales”. Destaca, además, que esta forma de trabajo está basada en la “confianza mutua, donde la productividad se mide por objetivos, que fomenta la autoestima, la creatividad, el trabajo en equipo…”.

Otra de sus bondades es que fomenta una cultura de empresa, que favorece “el sentimiento de fidelidad por parte de los empleados y clientes, que se transmite dentro y fuera de la compañía”.

La tecnología es otra de las herramientas que permite la flexibilidad y que a su vez la ha causado. Porque cuando la tecnología permite la movilidad es inevitable que se genere la demanda por parte del empleado de poder trabajar dónde, cómo y cuando quiera, respondiendo siempre a unos índices de productividad.

El nuevo planteamiento laboral significa, por tanto, poder trabajar con libertad -sin perder la responsabilidad- en cualquier sitio y en cualquier momento. A veces, porque uno lo elige y porque surge, además, en esta época, un incremento de la concienciación por parte de la sociedad de poder conciliar la vida laboral con la profesional. En otras ocasiones, porque el propio trabajo obliga al empleado a estar fuera de la oficina.

Desde Regus, nos comentan que en el día a día notan que las oficinas de cualquier empresa, en todos los sectores, “están disponibles más o menos en un 50% del tiempo”. Esto significa un desperdicio “en el coste de la parte inmobiliaria, el primer o segundo gasto más importante dentro de la cuenta de resultados”. La empresa paga el cien por cien del tiempo y la persona sólo utiliza el 50%. Por ello, insiste en que, “las empresas deben plantearse por qué pagar tanto si no se necesita”.

En estos momentos afloran otros conceptos: el coworking; los centros de negocios; y, su propuesta, los Third Place (espacios a mitad de camino entre la casa y la oficina), Regus tiene ubicaciones en 2.000 edificios en todo el mundo, en España cuentan con 20 espacios; todos ellos siguen unos estándares -son iguales-.