La sede de Microsoft en Madrid se ubica desde el año 2003 en el Parque Empresarial La Finca, en Pozuelo; comparte este importante área empresarial con compañías de prestigio como Orange, Accenture y Banco Santander, por ejemplo. Sin embargo, sin haber cambiado de dirección, desde el año 2012 Microsoft España ya no es la misma.
El edificio, donde pueden acudir a trabajar sus 650 empleados (400 trabajadores directos de la subsidiaria comercial), cuenta con 9.000 metros cuadrados de superficie, que nada tienen que ver ahora con la oficina tradicional, obsoleta y no sostenible, que albergaba en su interior antes del 2012. La clave del cambio reside en un concepto: WPA (Workplace Advantage).
Para recorrer y conocer la nueva oficina de Microsoft -quienes apostaron por no cambiar de inmueble-, estuvimos con Fernando Carneros, Real Estate & Facility Manager de Microsoft para España y Portugal, quien nos explicó cómo el cambio se produjo desde una perspectiva material (abordando las obras oportunas e introduciendo el nuevo mobiliario) y conceptual, con un nuevo enfoque en la organización del trabajo.
“Estamos viviendo un proceso de transformación imparable de la economía y, por tanto, una transformación del modelo de empresas tradicional implantado en el siglo XX”, que lleva a procesos de transformación interna -respecto a sus espacios físicos-, evolucionando hacia modelos más flexibles, que, según Carneros, se explican por: criterios sostenibles en base a persona/puesto de trabajo, “según las estadísticas entre el 30% y el 40% de los puestos asignados se encuentran vacíos durante la mayor parte de la jornada laboral”.
La tecnología permite de una manera eficiente poder trabajar desde cualquier lugar con conectividad. Los empleados están demandando una conciliación de la vida personal y la laboral “real y eficaz”. Además, está demostrado que se incrementa la productividad y la satisfacción de los empleados “fomentando el trabajo en colaboración, en espacios abiertos, bien dimensionados y decorados, eliminando barreras jerárquicas, como despachos y tipologías de puestos en función de categorías laborales. Y, por último, porque “se mejora notablemente el impacto medioambiental generando un sistema de oficina flexible donde no se impone a los empleados entrar a la misma hora”.
Pasado y presente
Para entender el cambio, hay que situarse en el año 2002, cuando la oficina fue diseñada en función de las tendencias y modas de los años 90, con unos parámetros de “persona/puesto de 1:1, por lo que las ineficiencias y ausencias de espacios de reunión y colaboración eran evidentes”. Antes del cambio, la oficina presentaba una “doble necesidad”, nos explica Carneros.
Microsoft se divide en tres plantas, en la planta baja (3.000 m2), “el espacio para clientes”, era necesario crear un área polivalente en el cual “se pudieran realizar reuniones corporativas, lanzamientos y actividades de marketing”. También, debían contar con un espacio para transmitir la “experiencia Microsoft” mediante las aplicaciones tecnológicas más avanzadas.
En los espacios de trabajo, plantas 1 y 2, se ha remodelado la zona de oficinas. Y se ha implantado “nuestro programa WPA, implementando al cien por cien el proceso de puestos de trabajo no asignados, cubriendo las necesidades crecientes de espacios de colaboración, de concentración y de reunión”.
El proveedor elegido para efectuar tal trasformación fue 3g office, “la selección fue fundamentada por los excelentes resultados obtenidos con sus diseñadores y arquitectos en el proyecto de nueva sede de Microsoft Lisboa en 2011, su dilatada experiencia en diseño de oficinas flexibles y abiertas y su conocimiento de las necesidades y expectativas de Microsoft”, asegura Fernando Carneros. Asimismo, nos confirma que fue fundamental “la involucración del área de RRHH (dando soporte en cuanto a la hoja de ruta a seguir sobre trabajo flexible), IT (formación y reciclaje en nuevas herramientas tecnológicas) y la dirección general, así como la implementación de un programa de Gestión del Cambio ad hoc para todos los empleados”. El departamento de FM fue el que lideró el proyecto global de Change Management con el apoyo de una consultoría externa.
La nueva oficina de Microsoft en Madrid es ahora un espacio de trabajo “tremendamente funcional, flexible y polivalente, con diseños modernos, alegres, con mucha luz y espacios abiertos, donde se fomentan los entornos de colaboración y trabajo en equipo con salas de reuniones formales, informales y con un equipamiento tecnológico y audiovisual de alto nivel”. También hay espacio para zonas verdes, de descanso, “donde las reglas de disminución de impacto medioambiental son realmente exigentes”.
En la zona de oficinas, la distribución modular asegura una mejor gestión de la ocupación y una fácil familiarización con la misma. La planta baja permite una gran variedad de composiciones: auditorio, sala de reuniones grande, salas de taller y presentaciones. “Se ha aplicado un nuevo sistema de «hospitality», procedimiento de bienvenida a los visitantes, incluidos servicios de cafetería y «catering» para clientes, de manera que la espera se desarrolla en un entorno amigable y de experiencia interactiva con los productos y la tecnología de Microsoft”. Esta estrategia ha dado resultados muy positivos, reseñable en cuanto al índice de satisfacción de “nuestros equipos de ventas y de nuestros clientes y partners”, así como desde el punto de vista financiero: ahorro de costes de marketing en celebración de eventos.
Asimismo, en el planteamiento de remodelación integral de las oficinas se tuvieron en cuenta criterios de sostenibilidad y eficiencia energética como: iluminación Led y sensores de movimiento de encendido y apagado de iluminación; implantación de políticas de Oficina sin Papeles; disminución de puntos de impresión y fotocopias, supresión de papeleras en puestos de trabajo, entre otros.
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