La incorporación al organigrama del Grupo EULEN de una Dirección Técnica de Ofertas es algo bastante reciente. A pesar de ello, solo ha tardado un lustro en disrupcionar la misma, implantando por primera vez en el sector el concepto de Oficina de Proyectos como ingeniería garante de una serie de procesos.
El concepto primigenio de la misma concibe a la Oficina de Proyectos como un departamento value maker, pues los 2 principales objetivos que se plantearon en su génesis fueron:
- Generación de valor, tanto tangible como intangible.
- Eficiencia en los procesos comerciales de desarrollo de Proyectos en Servicios.
Esta doble misión genera un compromiso tanto internamente hacia dentro de la compañía, como externamente hacia nuestro porfolio de clientes, en particular, y al mercado donde se circunscriben, en general.
Una reflexión condujo conceptualmente a la transformación de la inicial Oficina de Ofertas, a una Project Management Office (PMO), al ser conscientes de que los recursos limitados de los departamentos técnicos, frente a la capacidad ilimitada del mercado a acometer, acaba provocando tensiones excesivas en la gestión de la demanda comercial interna. Esta tensión provoca una gestión claramente desbalanceada, con insuficiencia de los mencionados recursos para su absorción, que con el tiempo acaba provocando:
- Ineficiencias internas en la compañía, que se trasladan a una cierta improvisación a la hora de seleccionar las mejores oportunidades comerciales, e igualmente repercuten a la calidad final de la oferta trasladada al cliente.
- Ineficiencias externas hacia el cliente, bien sea empresa privada o Administración pública (con el agravante en este caso de los ciudadanos como usuarios del servicio en cuestión), que suelen manifestarse en un GAP excesivo entre la propuesta trasladada en la oferta inicial, y el servicio real que finalmente se desarrolla durante la operación.
¿Cómo se plantea EULEN PMO dotar de eficiencia a estos procesos?
El pilar sobre el que se sustentan los procesos de eficiencia y valor ya se vislumbraba en el decálogo de Peter Drucker, gurú del Management moderno, al afirmar “lo que no se puede medir, no se puede gestionar…”, a lo que una empresa dedicada a la gestión como es nuestro caso añadimos “… y lo que no se puede gestionar, no se puede mejorar”.
Este principio actúa de embrión de EULEN PMO, e introduce como motor de cambio la sustitución del concepto simple de Oferta o Licitación por el concepto más amplio de Proyecto, donde dentro del cual, uno de los distintos entregables que encontramos es la mencionada oferta.
Una vez implementado dicho cambio conceptual, y asimilado en la cultura de la compañía, se procede a crear una ‘Clasificación de Proyectos’, segmentada en función del resultado de distintas variables, previamente seleccionadas en función del impacto de las mismas dentro del proyecto a analizar.
Para poder ‘calificar’ cada oportunidad o prospecto comercial del mercado dentro de dicha clasificación, desarrollamos un algoritmo propio, insertado dentro de nuestro sistema CRM comercial, que nos permite acotar ese ‘mercado infinito’ que impacta en nuestra demanda, controlando la misma en función del resultado que el algoritmo determina. A partir de dicha segmentación, entra en juego el Big Data de más de 60.000 concursos y ofertas privadas que figuran en nuestro histórico para, en base al mismo, seleccionar aquellos con mayor probabilidad de éxito, poniendo de este modo orden en la gestión de la demanda indicada anteriormente, y permitiendo paulatinamente abandonar el mundo de la improvisación, por el mundo de la planificación y la proyección.
El hecho de sustituir una oficina de ofertas por una Oficina de Gestión de Proyectos, permite igualmente sopesar, medir y tener información sobre las cargas de esfuerzo necesarias para acometer cada tipo de proyecto calificado por el algoritmo. Esto se consigue gracias al registro de ‘Horas de Esfuerzo’ por proyecto llevado a cabo por los técnicos de la ingeniería, lo que a su vez, permite dimensionar con mayor amplitud temporal tanto nuestros planes comerciales, como el potencial mercado susceptible de manejar con garantías y, por tanto, sin caer en las ineficiencias anteriormente comentadas, aumentando por ende la eficiencia del proceso.
Mejora de indicadores de eficiencia
Este incremento de la eficiencia queda avalado por los datos de los 2 últimos ejercicios. Desde la implantación de PMO y su sistema de Gestión de Proyectos, los indicadores que miden la eficiencia del proceso han mejorado de manera absoluta durante dos ejercicios consecutivos (2018 y 2019), con incrementos acumulados frente a la demanda respondida del 24,5 % en Proyectos Adjudicados, del 27 % en el Neto total Adjudicado y del 6,7 % en Índice de Conversión de Demanda en Negocio.
Reflejando los datos anteriores, y recordando la importancia de acudir a la medición para tener datos que redunden en estrategia analítica, EULEN PMO ha diseñado un dashboard propio, donde además de los ya tradicionales indicadores de seguimiento, se han incorporado indicadores técnicos específicos diseñados ad hoc como el IRDa – Índice de Respuesta a la Demanda agregada -, o adaptando otros derivados de diversos ámbitos, como el beta financiero, capaces de medir correlaciones, y/o tendencias, que nos permiten conocer la evolución real, y peso relativo de cada tipo de Proyecto clasificado, en cada unidad de negocio dentro del Porfolio.
Igualmente, el sistema de medición incluido en PMO, nos ha facilitado establecer un potente indicador sobre el acierto en la selección de la demanda, habiendo automatizado un sistema de ROI sobre el trabajo realizado por los Técnicos de la Ingeniería.
¿Qué aporta EULEN PMO a clientes y al mercado?
Como indicábamos en el inicio, con PMO adquirimos un compromiso directo con nuestros clientes y con el mercado de los servicios intensivos en mano de obra. Este compromiso cristaliza en una serie de garantías, las cuales empoderan e incrementan el prestigio del sector.
- Primero, como garante de continuidad entre el proyecto específico diseñado para la demanda del cliente y la posterior operación. Ello es debido a que se gestionan dentro de las distintas capas de PMO aspectos como el control de riesgos en el futuro servicio, las comunicaciones durante la fase de diseño o el control de cambios sobre las necesidades requeridas por el cliente/usuario.
¿Qué nos aporta más fiabilidad, la construcción y posterior empleo de un puente realizado por una ingeniería rigurosa, metódica y con experiencia en el diseño de más puentes, o en la propuesta que no tenemos claro cómo se ha gestionado ya desde fase diseño, pese a tener un atractivo coste final?
- Segundo, por la propia ‘selección’ de los proyectos a acometer. Recordar que empleamos en su elección el análisis Big Data posterior al filtrado del algoritmo. Si el análisis resultante muestra altas tasas de éxito en la elaboración de un determinado tipo de proyecto, y éste coincide con las necesidades plasmadas por el cliente en la demanda trasladada, queda demostrada mi solvencia en dicho tipo de servicio. Y lo que es más importante, a dicho proyecto no le va a restar tiempo, recursos y/o costes otros que ya están descartados, debido al probado asset allocation realizado por la PMO, evitando la asignación ineficiente de recursos finitos.
- Tercera garantía, basada en la mejor planificación posible. En proyectos esto es conjugar y equilibrar los recursos, alcance y tiempo disponible, lo que redundará en la menor divergencia posible entre la propuesta planteada en la oferta, y la realidad posterior durante la ejecución del servicio.
¿Cómo garantiza EULEN PMO todos estos procesos?
Para evitar la tentación de un modelo exitoso solo en plano teórico, y dotar de rigor a las garantías enunciadas anteriormente, decidimos certificar la Ingeniería.
Para ello, se decidió recurrir a la principal institución Internacional al respecto, con el estándar de Gestión de Proyectos más reconocido a nivel mundial: el Project Management Institute (PMI®). Las Jefaturas Técnicas que conforman la capa de estructura de la EULEN PMO, cuentan con la certificación de Directores de Proyecto PMP®.
De forma paralela y como parte intrínseca de la certificación, se ha desarrollado de la mano de nuestro socio tecnológico -DXC Technology-, una aplicación propia y exclusiva de Gestión de Proyectos, sobre la cual se coordinan todos los trabajos resultantes de la Ingeniería.
Dicho aplicativo está basado en una adaptación de la metodología del PMI -habitual en Ingenierías de construcción o informáticas-, a la realidad de los servicios en general, y EULEN en particular. Esta metodología propia y única de Gestión de Proyectos en el sector servicios se configura en sello de marca y de identidad de Grupo EULEN, reconocible a nivel nacional y a futuro a nivel internacional en todos los países en los que el grupo operamos directamente.
Este sello propio garantiza a nuestros clientes que su proyecto ha sido diseñado, trabajado y gestionado por una Dirección de Proyectos certificada, especializada y, como ha venido siendo sinónimo de Grupo EULEN a lo largo de sus casi 60 años de historia, pionera en el aporte de valor al mercado.
