Tanto en espacios de coworking como en oficinas colectivas: la selección flexible de los puestos de trabajo, además de minimizar costes, fomentará el intercambio entre empleados y aumentará su productividad. La idea tiene sentido, pero no siempre es bien recibida por los empleados, pues, en muchos modelos flexibles de oficina, buscar una mesa libre supone un quebradero de cabeza ya de mañana. La demanda de sistemas inteligentes como iotspot para la gestión de puestos de trabajo es grande. Si se integra en el panel de conexión de mesa de BACHMANN, la alimentación de corriente necesaria queda totalmente a mano.
Si las empresas aún no habían establecido unos modelos de trabajo modernos, sin duda la Covid-19 ha servido de catalizador. Para muchos empleadores, la oficina en casa se ha convertido en algo fijo, y la flexibilidad a la hora de elegir los puestos de trabajo, en una buena opción para mantener la distancia. Pero a menudo, los empleados lo ven como una rutina que lleva aparejadas grandes dosis de estrés, sobre todo si la nueva forma de trabajo ha de gestionarse manualmente. Mayor comodidad y facilidad de uso ofrecen los edificios de oficinas dotados de sistemas que gestionan la nueva situación a través de una plataforma inteligente. Una aplicación para usuarios no solo ayuda a los empleados a familiarizarse con el nuevo entorno. Con iotspot, Facility Managers, responsables de recursos humanos y gerentes también se benefician de valiosos análisis.
Solución inteligente basada en la nube
Independiente de la infraestructura informática de la empresa; basta con Plug and Play: así es iotspot, un sistema inteligente de gestión de puestos de trabajo. En el centro de la solución de IoT se encuentra la aplicación basada en la nube y alojada en el servidor de Amazon de Fráncfort (Alemania). Lo más destacado de los módulos es la tecnología de comunicación que llevan integrada: un chip GSM o LTE. Con él se establece una conexión directa y segura con la nube, por lo que no se requiere ninguna red local. No obstante, para integrar el sistema en el edificio, además de los componentes sistémicos también se requieren elementos de hardware.
Los datos recogidos permiten actualizar en tiempo real el estado de reserva de cada mesa, que se indica mediante colores. Así, por ejemplo, el disco se ilumina en verde si el puesto de trabajo está libre; en rojo, si está ocupado, y en azul, si el puesto está reservado para después o solo está disponible en parte. Igualmente, el módulo de iotspot puede conectarse con diversos sensores que transfieren los datos a la nube protegidos de acuerdo con la normativa, y los responsables de los edificios pueden disponer así de información más detallada.
¡Toda la información de un vistazo!
No solo la integración de iotspot es, gracias al fácil manejo de una aplicación de configuración, una ventaja para los responsables de los edificios de oficinas. A través de unos análisis detallados y disponibles en todo momento, los gestores de instalaciones, responsables de recursos humanos y gerentes obtienen datos del grado de ocupación de los puestos de trabajo, es decir, información valiosa para optimizar costes. Un sensor de mesa permite registrar la presencia. El sensor puede colocarse simplemente debajo de la mesa. En el análisis se diferencia claramente entre «reservado» y «ocupado». Pero las mesas no son las únicas con las que se puede hacer este cómodo seguimiento. Unos sensores de espacio conectables, además del número de personas en una sala, también registran la presencia general. De este modo, se puede hacer un seguimiento de salas de reuniones y de conferencias, y, si la sala permanece libre a pesar de la reserva, marcarla como disponible. Tales sensores detectan el número de personas presentes. La calidad del clima de todas las zonas del edificio de oficinas puede optimizarse a largo plazo mediante detectores adicionales que, con ayuda de un multisensor, registran los diferentes factores de calidad del aire como temperatura, humedad y CO2. Naturalmente, el sistema completo cumple al 100% con los requerimientos de la protección de datos.
App preparada, listos, ¡ya!
Levantarse por la mañana y reservar un puesto mientras se prepara un café. Así de relajado puede empezar el día gracias a una aplicación para usuarios inteligente. La aplicación es la pieza clave del sistema de gestión de puestos de trabajo y facilita a los empleados la reserva diaria de un puesto de trabajo. Después de descargar la aplicación gratuita desde la Apple App Store o la Google Play Store, los empleados solo tienen que registrarse con su dirección de correo electrónico corporativo e iniciar sesión. Otros datos como el nombre, el cargo o una fotografía son voluntarios. Los empleados tienen además la posibilidad de ocultar su perfil en la aplicación si no quieren ser encontrados por otros compañeros. En la pantalla de inicio aparecen las oficinas registradas de la empresa, con una vista general de las salas de reuniones y los puestos de trabajo. Las mesas libres se marcan en verde y pueden buscarse, reservarse o guardarse desde un plano detallado o desde una vista general; para todo el día o solo durante un tiempo determinado. Esto se hace cómodamente mediante una rueda horaria. Tras la confirmación, cambia inmediatamente el color en la aplicación y así los compañeros pueden ver claramente que la mesa ya no está libre o que no va a estar disponible durante un tiempo.
Gracias a la función de búsqueda, también se pueden encontrar colegas o compañeros de proyecto para reservar un puesto cerca. La vista general en forma de plano digital muestra todos los puestos de trabajo en colores distintos, según su estado actual, para que los empleados puedan ver en tiempo real si quedan mesas libres. Para grandes edificios de oficinas o campus puede incluirse una navegación de interiores basada en Google Maps. Así, incluso en edificios laberínticos, se encuentra el camino a la sala de reuniones o la mesa. La aplicación de configuración intuitiva permite añadir detalles en la aplicación de usuario.
Una herramienta para todos los requisitos
Las ventajas para empleados y empleadores ofrecidas por las formas flexibles de trabajo se reflejan en un sistema, también en tiempos de pandemia. Mediante la aplicación de configuración, los Facility Managers pueden reducir en tiempo real el aforo de las mesas y garantizar así que se respetan las normas de distanciamiento entre compañeros.
