La norma ISO 41014:2020 sobre Facility Management – Desarrollo de la estrategia nos habla de que “el riesgo puede considerarse como una amenaza o como una oportunidad. Las amenazas se denominan riesgos a la baja, mientras que las oportunidades son riesgos al alza”.
La norma nos indica la importancia de que la organización de gestión de servicios de FM disponga de un proceso formal para la gestión del riesgo de sus inmuebles, sus instalaciones y sus servicios. Nos indica que se debe adoptar un modelo de gestión de servicios de Facility Management centrado en la empresa o basado en el riesgo.
El área de FM debe evaluar las consecuencias del fallo de cualquier servicio e instalaciones que puedan afectar a las actividades principales de la organización de la que forma parte el área de gestión de servicios.
Los departamentos de FM se han visto sorprendidos en el año 2020 por las consecuencias que la pandemia ha causado sobre sus empresas. Desde luego, era un riesgo que nadie habíamos previsto.
Beneficios de una estrategia de FM
La norma ISO 41014:2020 sobre Facility Management – Desarrollo de la estrategia nos facilita el camino para implantar la norma UNE-EN ISO 41001:2018 en nuestra organización, mostrándonos los beneficios de definir una estrategia de FM:
- Mejor comprensión de los objetivos, necesidades y limitaciones de la organización demandante y un enfoque adecuado de los servicios demandados y su provisión.
- Reducción de la probabilidad de que se produzca una desconexión entre los objetivos y necesidades de la organización demandante y los medios para apoyarlos.
- Alineación entre los requerimientos de FM y las actividades principales de la organización demandante.
- Mayor eficiencia en la gestión del área de FM, en general, y en el suministro de sus servicios, en particular.
- Implantación de unas prácticas de gestión coherentes a partir de una metodología para elaborar una estrategia de gestión de servicios de FM que sea transparente, reproducible y medible.
- Disponer de una línea base de referencia para medir la mejora de la eficacia operacional de los servicios y su contribución a las actividades básicas de la organización demandante.
- Conocer la contribución a la eficiencia en función de los costes de la organización demandante y comparándolo, cuando sea posible, con lo de su competencia.
- Mejorar la contribución a la sostenibilidad mediante el uso más eficiente de los recursos escasos.
Para poder obtener estos beneficios, es fundamental disponer de la información necesaria para la toma de decisiones.
La misma norma ISO 41014:2020 nos habla sobre la tecnología de la información y las comunicaciones, indicando que se debe de establecer la posición del área de FM con respecto a sus necesidades en materia de gestión de la información. El área de FM debe definir sus requisitos de información que necesita sobre los activos y sus instalaciones.
En este punto nos gustaría mencionar otra colección de normas, la UNE-EN ISO 19650:2019 sobre la Organización y digitalización de la información en obras de edificación e ingeniería civil que utilizan BIM (Building Information Modelling). Gestión de la información al utilizar BIM (Building Information Modelling). En esta colección de normas se resalta la importancia de que los agentes del sector AEC (arquitectura, ingeniería y construcción) que van a participar en el diseño y la construcción de un nuevo activo (o en su rehabilitación o reforma) deben conocer los requisitos de información del cliente, en el propietario o el responsable de la inversión.
La pregunta que nos debemos hacer es quién debe recopilar esa información por parte del cliente. Para mí la respuesta está clara: si existe un área de FM dentro de la organización que quiere hacer la inversión, este debe ser el responsable de recopilar los requisitos de todas y cada una de las áreas. También deberá incluir sus propios requisitos de información que sirvan para comprobar que el proyecto cumple con el programa funcional, con su plan de calidad, con la planificación definida, con los requisitos de prevención… En definitiva, que cumple los requisitos y los objetivos definidos.
FM y el “gemelo digital”
La metodología y la tecnología BIM facilita reducir el riesgo de incumplimiento de esos requisitos y de los objetivos durante las fases de diseño y construcción. El área de FM deberá asegurar que al final del proceso constructivo va a recibir el “gemelo digital” del activo y que este reflejará todos los cambios realizados durante la obra; es decir, que se reciba la documentación as-built (tal y como se ha construido). Además, debe validar que ese “gemelo digital” contiene toda la información que el área de FM haya solicitado en los requisitos de información.
Creo, sinceramente, que disponer de un verdadero “gemelo digital” debe ser algo prioritario para las áreas de FM y que debe estar incluido en su “plan estratégico de FM”
Está claro que durante esta crisis sanitaria que estamos viviendo muchos gestores han pensado que les faltaba información para hacer frente a la situación y para ser capaces de aportar información a su organización.
Hoy ha sido la crisis sanitaria, mañana podrán ser otras crisis de cualquier índole (de sostenibilidad, económicas…). Las áreas de Facility Management tienen que preparase ya, deben disponer de los “gemelos digitales” de sus inmuebles con la información justa y necesaria que les permita reducir los riesgos definidos y otros muchos no previstos.
La información contenida en esos “gemelos digitales” será la fuente de información de la que el resto de los sistemas de información corporativos o de gestión se alimenten: ERP (Enterprise Resource Planning), GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador), IWMS (Sistema de Gestión Integrada del Entorno de Trabajo), CAFM (FM Asistido por Ordenador), EAM (Enterprise Asset Management)…
Disponer de ese “gemelo digital” nos permitirá realizar simulaciones que nos faciliten la toma de decisiones. Disponemos de gran tecnología que no estamos aprovechando por no contar con esa información de base que debe estar en el “gemelo digital”.
La tecnología hoy en día, si disponemos de ese “gemelo digital”, nos permite realizar simulaciones energéticas, de iluminación, de corrientes de aire, de humo en caso de incendio, de evacuación, de comprobación de la distancia social y de recorridos, de cálculo de costes de ciclo de vida, de alturas libres…
El “gemelo digital” adecuado
Pero debemos entender bien qué tipo de “gemelo digital” necesitamos. Un gemelo digital no es disponer de un modelo 3D a escala 1:1. El “gemelo digital” debe tener la definición gráfica estrictamente necesaria para cumplir con los requisitos de información necesario de cada cliente y debe disponer de muchos datos asociados a esa representación gráfica.
Sobre la parte de información no gráfica recomendaría que los gestores de activos y las áreas de FM aprendieran y conocieran más el estándar openBIM COBie (Construction Operations Building Information Exchange), y sobre él decidan qué información requieren para operar y gestionar sus activos de manera más eficiente y rentable.
Si disponemos de ese “gemelo digital rico en información”, y aún no se dispone de soluciones informáticas de gestión, podemos usar soluciones informáticas de Business Intelligence tipo Microsoft PowerBI para extraer los datos del “gemelo digital” y preparar tableros de información que, por lo menos, nos permita disponer de un inventario clasificado, cualificado y localizado de los activos que están bajo nuestra responsabilidad. Gracias a aplicaciones con VCAD esto es posible.
Como conclusión quiero remarcar la importancia para la organización de que el área de Facility Management disponga de información para poder responder a los futuros riesgos que se nos presenten. La tecnología existe y está esperándonos para que la usemos. Para ello necesitamos definir bien la estrategia del área de FM, la cual debe estar alineada con los objetivos estratégicos de nuestra organización.
