Cuando Samsung Electronics Iberia nos invitó a la licitación de su proyecto de incorporación del modelo de Facility Management, fuimos conscientes desde el principio de que es una compañía con pasión por la innovación y el funcionamiento óptimo. Este espíritu de impulso del cambio nos facilitaba la labor de entendimiento del modelo del Facility Management, pero al mismo tiempo suponía un gran reto.
Desde noviembre de 2017, ILUNION Facility Services ha sido partner de Samsung Electronics Iberia, acompañándole en los dos proyectos de transformación en la gestión de servicios y gestión de espacios, en los que ya se había embarcado Samsung Electronics Iberia con anterioridad.
Han sido dos proyectos evolutivos, ágiles, flexibles y vinculados 100% al entorno dinámico y complejo al que pertenece, el sector tecnológico
Samsung Electronics Iberia confió en la experiencia y el know-how de ILUNION Facility Services para el primer reto, la transformación de un modelo convencional de prestación de servicios a un modelo de Facility Management.
Hasta entonces, los servicios de su sede corporativa en Madrid y las oficinas comerciales distribuidas por toda España habían sido gestionados directamente por el departamento de Servicios Generales de Samsung Electronics Iberia y contratados con múltiples empresas especializadas.
La primera misión de ILUNION Facility Services consistió en la evaluación, integración y homogenización de todos los servicios incluidos en el alcance del proyecto de Facility Management, como Limpieza, Mantenimiento Integral, Seguridad, Recepción, entre otros, que supusieron de manera inmediata ventajas al cliente.
El proyecto se puso en marcha a través de la figura del Facility Manager de ILUNION, un implant con la misión de dar apoyo a toda la organización internamente con un sistema de gestión
Aunque hay mucha literatura que describe cómo ha de ser el puesto del Facility Manager, es una profesión todavía por descubrir en España, que requiere tener un profundo conocimiento del negocio, y debe ser un perfil mixto de gestión de recursos y planificación, así como algo técnico también.
La tarea fundamental del Facility Manager de ILUNION consistió en ser ‘traductor’ de las necesidades de Samsung Electronics Iberia. Una experiencia muy enriquecedora para ILUNION Facility Services, ya que ha implicado un alto nivel de dedicación, esfuerzo y compromiso para conocer al cliente, sus necesidades y anteponerse a ellas en el menor plazo posible.
Samsung Electronics Iberia siempre ha tenido interiorizada la filosofía delcambio de los espacios, siendo consciente de la importancia de su adaptación a las necesidades de la compañía y sus empleados, ha venido realizando pequeñas obras de forma habitual.
Transformación de la sede
Continuando con esta filosofía, Samsung Electronics Iberia tuvo la idea de poner en marcha un proyecto de transformación de su sede corporativa, apostando por la evolución del diseño de sus espacios. En línea con las tendencias actuales del Workplace, ha creado espacios nuevos e innovadores, apostando por un diseño flexible que permitiera dar respuesta a los próximos requerimientos con las mínimas adaptaciones, siendo el principal objetivo garantizar el bienestar de sus empleados.
Las funciones de ILUNION Facility Services en este proyecto consistieron durante la reforma en dar soporte al departamento de Servicios Generales del cliente en la vigilancia de las obras y la posterior acomodación de los empleados, garantizando el mismo nivel de servicio de mantenimiento integral, limpieza, recepción y seguridad habituales.
Como resultado se ha modificado el hall de entrada del edificio, unificando las garitas de recepción y de seguridad, que estaban físicamente separadas. Este cambio ha conseguido mejoras sustanciales para ambos servicios, ya que varias funciones estaban interrelacionadas y concatenadas. Ha aumentado la productividad de la plantilla por los nuevos procesos de trabajo, y ha mejorado la atención al usuario o cualquier visita externa, debido a la incorporación de nuevos procedimientos de comunicación.
El aumento del número de salas de reuniones en el edificio, un espacio muy cotizado para cualquier organización, con el fin de que el personal pueda atender cualquier tipo de conferencia o negociación, ha conllevado para ILUNION Facility Services una adaptación de los recursos humanos y materiales. Se han introducido limpiezas especiales por el cambio del tipo suelo a moqueta, y en el caso del mantenimiento integral, actualmente se deben revisar un mayor número de medios audiovisuales y tener un mayor control del sistema de climatización.
Otra de las mejoras de satisfacción y, por tanto, de productividad para los empleados de Samsung Electronics Iberia ha sido la obtención de más espacio en los puestos de trabajo, así como unos amplios pasillos de acceso a los mismos. La creación de un gimnasio con variedad de máquinas y un vestuario completo, donde poder realizar ejercicio, bien al comenzar la jornada laboral como a la finalización de la misma. Mejoras que conllevan para ILUNION Facility Services nuevos procedimientos de limpieza, aumento de los recursos y un mantenimiento específico de los aparatos.
El siguiente paso para ILUNION Facility Services consistirá en continuar apostando por la transformación, con el empleo de nuevas tecnologías en cualquier ámbito de la oficina, tanto para la usabilidad del empleado, como para el conocimiento de la utilización de los espacios y de los servicios, dando respuesta a las necesidades de rapidez y agilidad que requiere la cultura de Samsung. Como ya venimos haciendo, en este proceso no olvidaremos la integración de personas con discapacidad en el proyecto de Facility Management, ya que es nuestro ADN.
