La gestión del Workplace ha cobrado especial relevancia durante los últimos años. Los gerentes de las oficinas son responsables de garantizar sistemáticamente un alto nivel de limpieza en las oficinas e instalaciones que controlan, a la vez que deben resolver problemas de dotación de personal. Es difícil saber si los recursos están optimizados cuando, además, se dedica mucho tiempo a tareas administrativas. Todo eso sumado a que cumplir los objetivos de sostenibilidad no hace sino potenciar la presión.
El aumento de las exigencias en la limpieza y la higiene supone más trabajo, ya que la aplicación de los nuevos estándares y normativas requiere impulsar la formación y redefinir las tareas de limpieza, sin disponer de recursos adicionales.
En este escenario de incertidumbre, en Tork desarrollamos, hace unos años, el software Tork Visión Limpieza. Descubrimos el poder de trabajar con datos y este hecho ha transformado completamente la relación con nuestros clientes. El programa utiliza los datos en tiempo real para optimizar la gestión de la higiene en las instalaciones, con el fin de cumplir las expectativas de limpieza.
Tork Visión Limpieza permite a los equipos de limpieza trabajar de forma más inteligente y ayuda a cumplir las expectativas al potenciar la eficiencia y los recursos para que sea posible garantizar el nuevo estándar de higiene.
- Empleamos los datos para comprender cuándo y dónde hay que actuar: priorizamos los recursos y dedicamos tiempo a lo realmente importante.
- Utilizamos herramientas de notificación integradas para demostrar que el trabajo está bien hecho, lo que mejora la forma de trabajar.
- Ahorramos tiempo y mejoramos la eficiencia en tareas como la comprobación de dispensadores, evitando la limpieza innecesaria.
- Reducimos los residuos de productos usando los datos para evitar recambios antes de tiempo.
Según los datos recogidos de los clientes actuales de Tork que han optado por este servicio, el cambio a la limpieza basada en datos les ha ayudado a garantizar que los dispensadores estén abastecidos el 99% de las veces, reducir las comprobaciones de los dispensadores en un 91%, ahorrando cientos de horas de personal cada año y hasta un 20% de las horas de limpieza, liberando un tiempo valioso para centrarse en cuestiones más críticas.
¿Cómo nos ayuda la gestión de datos en la limpieza de oficinas?
Basándonos en el tránsito de visitantes en las oficinas en tiempo real -a través de la gestión del acceso con contadores de personas- podemos centrar la atención en las zonas correctas en el momento adecuado. De esta manera, contaremos con una dotación de personal más eficiente y estableceremos una frecuencia de limpieza óptima al comprobar cuándo y dónde hay que actuar.
La gestión de los datos permite descubrir también cuándo y dónde se necesitan productos y priorizar la limpieza según la afluencia de visitantes y los niveles de suministros. Esto conlleva tiempos de resolución más rápidos para reponer los suministros de higiene, mejora de la gestión del presupuesto y el inventario y aumento de la eficiencia al reducir las tareas innecesarias como las comprobaciones de dispensadores. Sin duda, son todo ventajas.
¿Cómo funciona?
- Los sensores, colocados estratégicamente, miden el tránsito de visitantes y los niveles de recambios. Los contadores de personas están conectados con los dispensadores.
- Un receptor recopila los datos y los almacena en la nube con tecnología de Microsoft Azure, que garantiza su seguridad, fiabilidad y escalabilidad.
- El Facility Manager podrá acceder a la información desde el ordenador, la tablet o el teléfono móvil para tomar decisiones rápidas y certeras, basadas en el análisis de esos datos.
Un caso de éxito: World Trade Center Ámsterdam
WTC Amsterdam es un complejo de oficinas, el mayor de los Países Bajos, que alberga cerca de 350 empresas. Cubre una superficie de más de 125. 000 metros cuadrados de espacio de trabajo. En días laborables, entre 5.000 y 6.000 empleados trabajan en una de las nueve torres.
Limpieza de mejor calidad y costes bajos
Tras el éxito de una prueba realizada con el software Tork Visión Limpieza en una de las nueve torres, D&B The Facility Group y WTC Amsterdam empezaron a utilizar la solución de gestión de las instalaciones en todo el complejo.
Edo den Hertog, director de Operaciones de D&B, comenta: “Existe una fuerte competencia en el sector de la limpieza. Se habla mucho de los costes, pero, al fin y al cabo, lo que quiere un cliente como WTC Amsterdam es lo mejor de lo mejor. Las instalaciones tienen que ser de primer nivel para que los usuarios estén satisfechos. Esto nos impulsa a buscar nuevas oportunidades para ofrecer innovación a los clientes. Tork Vision Limpieza nos ha permitido mejorar la calidad al mismo tiempo que mantenemos los costes bajos, algo poco habitual en este sector”.
Los datos en tiempo real ahorran tiempo
Dispositivos conectados en todo el edificio recopilan datos sobre los niveles de llenado de los dispensadores y sobre el número de visitantes. Sander Borggreve, gerente de las Instalaciones en WTC Amsterdam, afirma: “El uso varía en función de las zonas y plantas. Gracias a la información en tiempo real, el personal de limpieza no tiene que pasarse el día de aquí para allá comprobando cada zona. Esto ahorra tiempo y, por consiguiente, dinero”.
Una nueva forma de trabajar
Elmer Engel, gerente de Línea de Negocio de D&B, explica: “Esta nueva forma de trabajar, más inteligente, supone un gran cambio para el personal de limpieza. La información en tiempo real y las evaluaciones de calidad que se realizan en el software nos permiten saber con exactitud dónde y cuándo se necesita limpiar”.
De este modo, “las innovaciones tecnológicas, como Tork Visión Limpieza, nos permiten mejorar nuestros servicios. El tiempo que se ahorra al no tener que hacer rondas de limpieza y comprobaciones de dispensadores innecesarias puede dedicarse a ofrecer un servicio de alta calidad. El toque personal siempre estará ahí”, comenta Edo Den Hertog.
Sander Borggreve, por su parte, concluye respecto a las innovaciones: “Este es el comienzo de un nuevo estándar de limpieza. Es un buen inicio. Estoy deseando ver lo que deparará el futuro a nuestro sector”.
