En el mundo del Facility Management, en permanente evolución, hay elementos fundamentales porque afectan de lleno a la calidad y eficacia del servicio prestado y, por tanto, a la satisfacción del cliente. En este sentido, SIFU se centra, con el apoyo de las últimas tecnologías y procesos, en cuatro elementos principales: control de presencia de los trabajadores, los trabajos de frecuencia, la supervisión de los servicios y la gestión de incidencias.
El control de presencia es un aspecto vital que, además, es obligatorio desde 2019. Además, la nueva propuesta de norma de registro horario de trabajadores efectuada por el Gobierno prevé que este se realice por medios digitales. Esto facilita saber si el empleado ha acudido a las instalaciones del cliente y qué jornada laboral ha realizado. A su vez, permite controlar el absentismo y, sobre todo, activar el protocolo en caso de ausencias para que el servicio se cumpla en perfectas condiciones.
Al contar con multitud de proyectos en numerosos clientes, SIFU aplica las últimas tecnologías para control remoto, como puede ser la misma que sirve para generar los partes de trabajo. De este modo, los trabajadores pueden fichar con una simple llamada de teléfono fijo o móvil, una app, un QR… Por ejemplo, el software CTI gCalidad que emplea SIFU-BCL— dispone de un módulo específico del control de presencias.
Esto se halla relacionado con el segundo aspecto, los trabajos de frecuencia, aquellas acciones que tienen una periodicidad fijada —semanal, mensual…—, y cuyo control ha de ser exhaustivo. Por ejemplo, limpieza de cristales, podas, labores de mantenimiento programadas, etc. Es el propio trabajador el que, mediante una aplicación geolocalizada, informa tanto a SIFU como al cliente de que se ha efectuado la labor programada. De nuevo, la tecnología resulta clave.
Dicha tecnología también permite efectuar una correcta supervisión de los distintos servicios. Los supervisores de SIFU, en cada una de las delegaciones del grupo, mantienen automáticamente calendarios de supervisión para que todo funcione a la perfección. Mediante un check list, a través del ordenador o por una app, se pueden recoger imágenes, comentarios, geoposicionamiento y firmas de verificación del cliente.
El cuarto elemento fundamental para la correcta ejecución de los servicios con la máxima calidad es la gestión de incidencias. Este aspecto resulta básico para lograr la satisfacción del cliente. Partimos de la base de que siempre van a producirse incidencias, pero la clave es detectarlas y solucionarlas lo antes posible, con el menor perjuicio posible.
En FMM la gestión de incidencias ha evolucionado mucho y, en el caso de SIFU, su apuesta tecnológica se basa en la posibilidad que tiene el cliente de generar partes de incidencia a través de la web o una app en su móvil. Una vez creada dicha incidencia, automáticamente se generan tres fases. En primer lugar, se asigna la incidencia a un empleado a través de su responsable, ya se trate de una tarea de limpieza, mantenimiento, etc. En segundo lugar, se ofrece la trazabilidad de la incidencia y la medición de los tiempos de respuesta, para saber en cada momento en qué estado se encuentra. Finalmente, si es necesario, se puede efectuar una transferencia de incidencias entre servicios, para optimizar todo el proceso.
La tecnología que aplica SIFU a sus procesos y cuyos elementos fundamentales se han detallado permite, además, extraer toda la información sobre el seguimiento y el desarrollo de cada servicio. Estos datos, además de ayudar al control específico del día a día, permiten extraer conclusiones cuantitativas y cualitativas de cara a su evolución.
Nueva legislación de registro
En España el registro de la jornada laboral es obligatorio en virtud del Real Decreto-Ley 8/2019. Este establece que diariamente se ha de registrar cada turno de manera individual, con datos de empresa, empleado, fecha y hora de entrada y salida.
Esta información ha de conservarse durante, al menos, cuatro años y estar siempre a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo. Los empleados han de conocer la distribución y duración de la jornada laboral ordinaria, mientras que los sindicatos han de conocer mensualmente las horas extras realizadas por los empleados.
El incumplimiento conlleva, si es una cuestión formal, una multa de hasta 625 euros, y si es de ausencia de registro, hasta 6.250 euros.
