Son muchos los profesionales del sector del Facility Management que a penas han empezado a trabajar con nuevas tecnologías, implantando procesos de trabajo digitalizados, y no digamos incorporando la toma de decisiones en tiempo real. Esta situación en la mayoría de las compañías no se produce porque el profesional no esté dispuesto a este cambio, si no porque se enfrenta aún a muchas barreras que le impiden sumarse a la ‘ola’ de la digitalización y empezar a comprobar sus ventajas.
Vanessa González Facility Manager Corporate Real Estate & Logistic Services Region Mitte Finanz Zurich Schweiz, nos comentaba, en el número especial del Ecosistema en el FM, que editó la revista Facility M&S en el mes de junio, que, “las nuevas tecnologías y la inteligencia artificial maximizan la eficiencia de los recursos en los espacios de trabajo, el personal y los equipos necesarios. Un sistema de gestión de instalaciones asistido por computadora (CAFM) asegura una mejor gestión y protocolos de seguridad tanto para los empleados como para los inmuebles. La adopción de tecnologías avanzadas como sensores inteligentes e Internet de las Cosas (IoT) puede llevar la sostenibilidad a un nivel superior. Al aplicar estas tecnologías, y monitorear e interpretar adecuadamente los resultados, se puede lograr un considerable ahorro energético y aumentar el valor añadido. Estas herramientas permiten una gestión más eficiente y sostenible, alineando los objetivos corporativos con las prácticas responsables y sostenibles”, esto es un testimonio claro de los beneficios del uso de las tecnologías disruptivas.
Además, Emilio Arce, director de Servicios Operativos de QuirónSalud, nos explicaba en este mismo número que, “en cuanto a la inteligencia artificial, nuestros edificios pueden ser mucho mas inteligentes e incorporar sistemas que nos ayuden a maximizar inversiones, reducir consumos y gastos, etc. La inteligencia artificial supondrá una revolución en todos los sectores y el nuestro será uno de ellos. Lo difícil será elegir bien en qué aplicarla, cómo, cuándo, etc.”.
El sector del Facility Management está en estos años viviendo un proceso de transformación y adaptación muy complejo. De una gestión rudimentaria, en la que se usaba excells, words, pdfs o se lograba, en el mejor de los casos, crear un cuadro de mandos -luchando con la dirección para poder obtener datos que se consideraban ‘Top Secret’-, se ha pasado a encontrar un mercado que proporciona una oferta ya muy amplia de soluciones y sistemas para dotar al Facility Management de un nivel de profesionalización muy elevado.
Con estas nuevas tecnologías, con el uso de sistemas y soluciones, el Facility Manager puede abordar de una manera profesional la gestión de cualquier activo y dentro de éste, atender distintas áreas y servicios que requieren de una gestión específica. Además, esta gestión se convierte en decisiva para optimizar la operativa de los edificios. El valor que tiene poder tomar decisiones en tiempo real supera cualquier miedo o reticencia a no dar el paso hacia la implantación de la tecnología, hacia la digitalización de los sistemas de gestión.
Principales cambios gracias a la tecnología
Las nuevas tecnologías permiten al Facility Manager, que ha logrado implantarlas o que ‘está en el camino’, gestiona los recursos puestos a su disposición, ya sean servicios, espacios, personas… con otros objetivos, principalmente, el de la eficiencia operativa y energética. De esta manera, se puede automatizar las tareas rutinarias y enfocarse en actividades mucho más estratégicas.
La tecnología permite recopilar y analizar datos y tendencias, para tomar decisiones mucho más acertadas; las actuaciones son predictivas, es decir se adelantan a los posibles problemas. Se ha conseguido actuar de manera que se prevé el problema y no solo solucionando el problema.
Otro de los principales cambios que nos relatan los Facility Managers es que se logra trabajar con proactividad. Se puede focalizar en la sostenibilidad y poner en el centro al usuario y al valor de la compañía.
Elena Larrú, directora de infraestructuras de Madrid Destino, en el Ecosistema del FM nos decía: “Las nuevas tecnologías, constante e imperceptiblemente, garantizan la trazabilidad de las operaciones y la operatividad de los sistemas: a nivel funcional, la IA permitirá la implementación del mantenimiento predictivo, frente al reactivo; a nivel de unidad de negocio, las inversiones orientadas a la mecanización o automatización del trabajo; y a nivel corporativo son necesarios oficios especializados. La IA será un factor determinante en el FM que aporte: eficacia, fiabilidad, seguridad y legalidad, integrando personas, lugares y tecnología, enmarcadas en procesos planificados y controlados”.
Por otro lado, Andrea Vallejo, vicepresidenta de Johnson Controls para el Sur de Europa, ha atendido a nuestra llamada. En esta ocasión, hemos querido abordar con ella cuáles son los nuevos retos que enfrenta el sector del FM frente a la transformación digital, teniendo en cuenta las herramientas y soluciones que las empresas tecnológicas ofrecen al mercado.
Para la vicepresidenta de Johnson Controls para el Sur de Europa, el sector del Facility Management debe responder a diversos retos frente a la transformación digital, entre ellos destaca la integración de nuevas herramientas digitales, la eficiencia operativa y la adaptación a entornos y regulaciones cambiantes.
“Desde la experiencia de JCI, uno de los principales desafíos se encuentra en la gestión eficiente de los datos. Las nuevas plataformas de gestión de edificios inteligentes generan una gran cantidad de información sobre el uso de recursos, mantenimiento y ocupación de espacios. El reto radica en cómo convertir estos datos en información útil para mejorar la toma de decisiones estratégicas”, explica.
Continúa resaltando la incorporación de inteligencia en la gestión de edificios; ésta “permite reducir costes, mejorar las operaciones diarias y obtener experiencias más saludables para los ocupantes”. Y para ello, prosigue: “Se deben integrar todos los sistemas y equipos del edificio en una misma plataforma de gestión. De hecho, el 75% de los gestores consultados por JCI buscan socios capaces de aportar una plataforma digital ubicua en sus edificios”.
De la misma manera, pero teniendo en cuenta que los edificios representan alrededor del 40% de las emisiones globales de CO2 relacionadas con la energía, la experta nos comenta que, siete de cada diez gestores de edificios reconocen la relevancia de las plataformas digitales para acelerar la descarbonización, “pero mejorar la eficiencia energética y reducir las emisiones requiere plataformas digitales que no sólo optimicen el consumo energético, sino también el mantenimiento preventivo y predictivo”, concluye.
Cómo adaptarse a la nueva era tecnológica
Las claves para que el Facility Management, en el marco de esta nueva era tecnológica, se pueda adaptar se pueden resumir en: la integración de tecnologías avanzadas y la adaptación a las necesidades emergentes en sostenibilidad y también respecto a la experiencia del usuario.
Entrando en materia, podemos distinguir la necesidad de abrazar la digitalización y la automatización. Gracias a la implantación del Internet de las Cosas (IoT) y la sensorización se recopilan datos en tiempo real que permiten monitorizar y optimizar operaciones como el consumo energético y la ocupación de los espacios, por ejemplo.
Otra clave es entender la sostenibilidad y la eficiencia energética. Se debe responder a la creciente preocupación por el cambio climático, y la demanda por cuidar el medio ambiente. Las empresas se están adaptando con soluciones tecnológicas que permiten monitorizar el consumo energético y la integración de energías renovables. Asimismo también están teniendo en cuenta los criterios ESG (medioambiental, social y de gobernanza), que permite a los Facility Managers rastrear y optimizar el impacto ambiental de los edificios.
Poner el foco en la experiencia del usuario es otra de las claves. Esto es especialmente relevante en los entornos híbridos. De nuevo, las aplicaciones y los sensores ayudan a mejorar el bienestar de los usuarios de los edificios. Gracias a ellos se controlan factores como la calidad del aire, la iluminación y la ergonomía de los espacios, entre otros.
Además, los FM deberán tener en cuenta la Ciberseguridad. A medida que se implanta más y más tecnología, proteger los datos es crucial. Los gestores de las infraestructuras deben estar seguros de que están a salvo de las amenazas, protegiendo los datos y la continuidad del negocio.
Por último, destacamos el mantenimiento 4.0. Se trata de combinar inteligencia artificial y machine learning con el análisis de datos, para mejorar los procesos de mantenimiento. Se podrá predecir fallos y programar reparaciones de manera eficiente, optimizando costes y extendiendo la vida útil de los equipos y edificios.
¿Cómo debe ser el profesional del FM en la era tecnológica?
Habrá que atender a distintos aspectos para comprender cómo deben los profesionales de Facility Management formarse y capacitarse para afrontar la era de la tecnología.
Los aspectos están enfocados en la adopción de tecnologías emergentes y en la gestión del cambio organizacional, principalmente.
De nuevo es relevante que el profesional integre la automatización y la virtualización, que piense en conocer e implantar soluciones de gestión en la nube y el edge computing. La formación continua y el reskilling son sus primeros retos. Los gestores de infraestructuras tienen que adquirir las nuevas competencias en áreas como el análisis de datos, la automatización y las tecnologías específicas del sector. También en normativas.
El FM debe ser el transmisor del cambio. Es importante implementar un plan de comunicación y que los equipos conozcan los objetivos. El FM debe aprender a gestionar y comunicar por qué se está abordando la digitalización y sus ventajas. Deberá aprender a identificar a las personas que pueden ayudarle en la estrategia de adaptación.
La adopción de estas nuevas tecnologías va a permitir al FM conocer y predecir en tiempo real, optimizando la gestión de los activos.
Además, el Facility Manager tendrá que integrar en su día a día la sostenibilidad y la innovación continúa.
Como comenta Manuel Járrega Domínguez, codirector del posgrado de FM de la Escola Sert, y presidente de La Asociación Catalana de Facility Management ACFM, “deben poder entender cómo definir la estrategia de la transformación digital y sostenible en sus actividades”,
Estas estrategias permitirán a los profesionales del FM mantenerse competitivos y preparados para enfrentar los desafíos de la era tecnológica en la que ya estamos presentes.
¿Cuáles son las nuevas competencias requeridas por los profesionales de FM?
Un modelo de gestión FM bien estructurado exige habilidades en el manejo de datos y análisis predictivo, utilizando herramientas como la inteligencia artificial y el big data para optimizar la eficiencia operativa y anticipar problemas.
En cuanto a las auditorías de los acuerdos de nivel de servicio (SLAs) se han vuelto más complejas con la digitalización. Los profesionales deben ser capaces de auditar estos acuerdos mediante el uso de tecnologías como el Internet de las Cosas (IoT) y software de monitoreo en tiempo real, asegurando el cumplimiento de los indicadores clave de desempeño (KPIs).
Los profesionales de FM deben actualizarse constantemente en nuevas tecnologías como los sistemas de gestión de edificios inteligentes, soluciones en la nube y aplicaciones móviles, para integrar servicios de manera eficiente y flexible.
De igual forma la adecuación de los servicios de FM, en los mercados altamente regulados, han ampliado la necesidad de sus profesionales de certificarse en las competencias personales asociadas en la implantación de las normas como ISO 41001, ISO 9001, ISO 14001, ISO 14064, ISO 50001.
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