Diferentes estudios demuestran que la mayoría de las personas prefieren una combinación de trabajo en la oficina y a distancia, lo cual es un aspecto muy positivo, ya que las oficinas son esenciales para mantener la cultura corporativa y, al mismo tiempo, la flexibilidad es crucial para retener y captar talento. En este contexto, estamos asistiendo a una transformación del lugar de trabajo que tiene un impacto importante en la demanda de espacio de oficinas, la elección de la ubicación de la empresa, la calidad de los edificios, las especificaciones del equipamiento o el uso de la tecnología. Al mismo tiempo, la forma en la que las personas se relacionan con el espacio físico ha cambiado y por lo tanto, el diseño de las oficinas también debe hacerlo.
Actualmente, muchas empresas se están replanteando el diseño de su workplace y reconsiderando lo que deberían ser las oficinas en la era del trabajo híbrido, lo que ha llevado a que desaparezcan la mayor parte de las oficinas cerradas y los escritorios preasignados. En su lugar hay zonas de reunión tipo salón, espacios sociales y salas flexibles que pueden transformarse rápidamente para dar cabida a todo tipo de eventos.
Rediseñar el lugar de trabajo
En las organizaciones más avanzadas, los propios empleados participan activamente en la definición de los nuevos espacios; se detecta lo que no está funcionando bien y se apuesta por conceptos más centrados en las personas. Al mismo tiempo, se permite que los trabajadores se expresen sobre las nuevas formas en que utilizan las oficinas.
Dado que la gente trabaja algunas horas de forma remota, las empresas no necesitan tantas salas privadas. Por ello, se prioriza la creación de más espacio para reuniones en grupos pequeños, que son lugares mayoritariamente abiertos que favorecen la colaboración y que permiten las reuniones informales. Por ejemplo, en ciertos rincones se crean espacios para interacciones individuales, mientras que las estructuras más grandes con paredes de vidrio crean sensación de privacidad.
Además, cobra importancia la creación de entornos adaptables a las necesidades de los equipos, con tabiques y muebles móviles, así como modelos sin asignación de puestos, donde los empleados reservan el espacio cuando lo necesitan. La flexibilidad lo es todo a la hora de garantizar el bienestar de las personas, y hace posible que puedan decidir en cada momento si necesitan un lugar de trabajo más tradicional para ese día o si prefieren realizar reuniones en los espacios abiertos.
En todo caso, no debemos olvidar que las oficinas son la tarjeta de presentación de la marca, de modo que también se reservan espacios para contar la historia de la empresa.
La importancia de la tecnología
En el workplace actual la gente acude para hacer lo que resulta más complejo cuando trabaja de forma remota: socializar y utilizar tecnología. Por lo tanto, en este nuevo paradigma adquieren mayor importancia los equipos audiovisuales y de TI que garanticen que cualquier reunión con una combinación de asistentes presenciales y en remoto se sienta fluida a ambos lados de la cámara.
Por otra parte, la tecnología de edificios inteligentes ayuda a mejorar la experiencia del empleado, reducir los costes operativos y desarrollar un lugar de trabajo sostenible. Los sistemas de control de la iluminación y la temperatura o los sensores de ocupación contribuyen a crear un entorno de trabajo confortable.
Un diseño de oficinas centrado en las personas
Una de las grandes prioridades del nuevo diseño del lugar de trabajo es proporcionar todos los tipos de espacios que pueda necesitar cada persona el día que acude a las oficinas, lo que incluye reservar lugares donde los empleados puedan parar a estar tranquilos o simplemente tener una zona con mayor privacidad.
En definitiva, el nuevo diseño de oficinas de trabajo busca una combinación de espacios que cubran al menos las siguientes necesidades:
- Espacios de colaboración y concentración.
- Espacios con tecnología habilitada.
- Espacios de reunión informal.
- Lugares para relajarse.
- Zona amplia de recepción.
- Luz natural para cada puesto.
Las organizaciones que están apostando por esta tendencia confirman que la nueva estrategia de diseño de oficinas está funcionando y está facilitando que las personas pasen más tiempo en la empresa. Los eventos presenciales con tecnología habilitada parecen ser el caso de uso más importante y los espacios adaptables han hecho que sea fácil realizar grandes reuniones y presentaciones sin apenas planificación previa.
Estrategias de diseño de oficinas inclusivas
Los espacios evolucionan a medida que las personas descubren diferentes formas de usarlos, pero también cuando se adaptan a las necesidades de varios perfiles. El mejor talento busca organizaciones que realmente tengan en cuenta su bienestar en el trabajo y un espacio de trabajo inclusivo comienza por adaptarse a la diversidad de sus empleados.
En este sentido, las organizaciones que diseñan sus espacios de trabajo desde la perspectiva de la neurodiversidad y la inclusión tienen más probabilidades de atraer y fidelizar nuevos talentos.
A la hora de diseñar la oficina no cabe duda de que se ha dado paso a un nuevo paradigma que combina las necesidades de las personas y también de las empresas. Aunque no existe un planteamiento o solución universal, el diseño del lugar de trabajo centrado en las personas es fundamental.
Cada organización necesitará tiempo para identificar, desarrollar e implementar su diseño óptimo, siempre teniendo en cuenta que en las organizaciones más innovadoras el lugar de trabajo será híbrido, tanto en el presente como en el futuro.
