Definir un nuevo entorno de trabajo va mucho más allá de realizar un estudio de ocupación, concretar patrones de trabajo y hacer una previsión de cambios en el número de empleados. La clave reside en crear un modelo de trabajo que aporte no solo a la visión corporativa, sino también a los objetivos a largo plazo y a sus valores. Una manifestación muy atractiva, pero ¿cómo se hace esto?
Antes debo precisar la diferencia entre un modelo de trabajo y el diseño del nuevo modelo. El modelo de trabajo no es algo gráfico, es una manifestación del porqué del espacio de trabajo para una empresa en particular. El segundo concepto se refiere al diseño de las distribuciones de las plantas, configuración de puestos, y el propio diseño (colores, acabados y otros elementos del paisaje de la oficina).
La perspectiva estratégica se limita al modelo de trabajo, que es lo primero que las empresas en busca de un nuevo espacio de trabajo deben evaluar. La perspectiva estratégica nos proporciona una respuesta a cómo el espacio de trabajo va a dar un soporte óptimo a los objetivos corporativos. El cambio de oficina (traslado o rediseño) es una decisión que conlleva eso mismo, un cambio para cumplir mejor los objetivos marcados.
El patrón de trabajo de la mayoría de empresas workplace es estudiar las necesidades físicas a corto-medio plazo. Esto soluciona los problemas actuales espaciales e incorpora elementos innovadores, pero desde la perspectiva de necesidades espaciales exclusivamente. Una solución más acertada reside en partir de la perspectiva estratégica, que aporta a los diseñadores aspectos que van a enriquecer sus diseños.
La estrategia no es otra cosa que la determinación de las actuaciones y proyectos de cambio a implantar en la empresa para alcanzar determinados objetivos. Y cada unidad de negocio, partiendo de estos objetivos corporativos, fija sus propios objetivos, los cuales, en caso de alcanzarlos, ayudan a la empresa a conseguir los corporativos. El área de Facilities Management o Workplace Management determina sus objetivos y los proyectos necesarios para obtener un cambio que ayuda a alcanzar los objetivos. Uno de estos proyectos del área de FM es el cambio de oficina, sea este un traslado o un nuevo diseño en las instalaciones actuales.
Por todo esto, no basta con analizar las necesidades espaciales exclusivamente para una nueva oficina. Os explico los pasos a incorporar para el desarrollo de nuevos modelos de trabajo y de workplace.
1. Objetivos corporativos
El primer paso en el diseño de un nuevo modelo de workplace es registrar los objetivos corporativos y determinar los objetivos derivados para el área de FM o Workplace. Esto lo debe hacer preferiblemente el director de estas áreas solo o en un taller, desarrollando lo que denominamos red de objetivos.
Es un ejercicio con el que, de forma creativa, se llega a los objetivos propios de workplace o FM, se determinan los resultados deseados de cada uno de ellos y las medidas a tomar para que se cumplan. Esto nos va a mostrar los resultados deseados que el nuevo diseño de oficina debe sostener. Todo ello es clave para que el diseño de la oficina sea efectivo, debido a una mejor alineación con los objetivos corporativos.
2. Visión y misión
El segundo paso es analizar la visión y misión de la empresa. Estas revelan y transmiten un mensaje continuo para conseguir una mejor alineación entre los empleados y la empresa, lo que repercute, de este modo, en la creación de una identidad compartida entre ellos. Que los empleados se identifiquen con la empresa es un aspecto importante en la retención del talento, por lo que el diseño final debe tenerlos en cuenta.
3. Factores clave de éxito (impulsores del negocio)
El tercer paso es que la dirección corporativa y todos las unidades de negocio determinen cuáles son los factores de éxito. Con ellos nos referimos, por ejemplo, a la optimización de procesos, colaboración interdepartamental, gestión del cambio, eficiencia y efectividad individual, compromiso, confianza, orientación a resultados, innovación, trabajo en equipo, gestión del talento y un largo etcétera. Es clave conocer los más importantes para la empresa, ya que marcan, con los objetivos, el marco de actuación de los diseñadores del workplace.
4. Valores y cultura
El cuarto paso es determinar los valores y la cultura (o cambios de la cultura actual) que el espacio debe reflejar. Los valores y la cultura son pilares que marcan la forma de trabajar, de ayudar, de dar soporte, de colaborar, etc. Los espacios de trabajo y la tecnología deben estar alineadas con estos, tanto desde la perspectiva de la dirección como la de los empleados.
Incorporando estos cuatro pasos en el estudio de la empresa, podemos desarrollar unas guías de diseño que describen el modelo de trabajo. Junto con el estudio de necesidades, marcan el punto de partida para el diseño de los espacios de trabajo y ayudan a crear los adecuados para cada empresa.
El resultado de los diseños de los espacios de trabajo que integran el estudio de los objetivos; visión y misión; factores claves de éxito; y valores y cultura, hace que sean espacios únicos. Esto es muy importante, porque cada empresa es única. No existen dos empresas iguales y, por ello, rechazamos diseños normalizados de las supuestas nuevas formas de trabajar. Son modernas, atractivas, cool, pero la mayoría no están alineadas con la empresa.
¿Y tan importante es alinear los nuevos espacios con la empresa?
Los proyectos workplace requieren muchísima inversión y los resultados no se van a apreciar pasado un mínimo de doce meses. Esto conlleva un riesgo considerado, ya que todo puede cambiar: el escenario del mercado, la irrupción de nuevas tecnologías, la competencia, etc. Por ello, debemos estar muy alineados con el camino estratégico que la empresa ha elegido y tiene establecido.
Definir el modelo de trabajo antes que diseñar los espacios es la clave del éxito del Workplace Management.
