Hasta el año 2020 las oficinas de la sede central de Nestlé en España seguían las tendencias de los espacios de trabajo acordes a su tiempo. Hasta que llegó el Covid19.
“Hasta la llegada de la pandemia, la configuración y el funcionamiento de las zonas de trabajo dentro del Campus eran los de una oficina convencional. Es decir, únicamente estaban definidas unas zonas con islas fijas y puestos asignados a cada colaborador para cada dirección y equipo. El COVID aceleró el cambio y la implementación del proyecto SMART CAMPUS, impulsando una reflexión en cuanto a la necesidad de evolucionar hacia un entorno más colaborativo y abierto, que incentive la cultura agile e incluyendo espacios distintos para usos y necesidades diferentes”, comenta Flor Bottarini, Workplace & Facilities Manager en Nestlé.
Las oficinas centrales de Nestlé en España, que ahora son un Smart Campus, están ubicadas en Esplugues de Llobregat en Barcelona. Concretamente están a 20 minutos del centro de Barcelona, y a un cuarto de hora del Aeropuerto Josep Tarradellas Barcelona-El Prat.
El Smart Campus de Nestlé en España puede albergar a más de 2.000 personas. El campus lo conforman varios edificios que están conectados por espacios exteriores accesibles y dotados de elementos vegetales. Más en detalle, están unidos, los tres, entre sí, por flujos de circulación exterior que son articulados por una gran zona verde en el centro de la manzana. Según Flor Bottarini, “el Smart Campus nació con el objetivo principal de aunar cambios y mejoras en el ámbito de los espacios, la cultura y la tecnología, poniendo siempre a los empleados en el centro. El proyecto proponía realizar la adecuación de áreas exteriores e interiores facilitando una solución integral que ayudara a generar nuevas formas de trabajo colaborativo entre sus colaboradores”.
El proyecto se planteó con la intención de contar con zonas multiuso, estas zonas ofrecen la posibilidad de trabajar de forma individual o en equipo. Pero también permiten a los empleados y colaboradores de Nestlé, descansar, comer o realizar reuniones de distintos formatos.
El objetivo era “brindar a los colaboradores la posibilidad de utilizar un espacio diferente en función del tipo de trabajo a realizar, dotándolos de mobiliario y soluciones de diseño ergonómicas y conectividad, compatible todo ello con el uso habitual de la oficina”, explican desde la firma.
Cuando este proyecto aterrizó, la firma comenzó a analizar todas las áreas de una manera más profunda, valorando en ese momento si era posible pasar a un modelo de trabajo “sin puesto asignado” como elemento adicional de colaboración. “Comenzaba, por tanto, un ejercicio interno de Design Thinking que involucró a 90 voluntarios de diferentes áreas con el fin de recoger sus propuestas e ideas de evolución hacia una empresa más agile”, explica Flor Bottarini, Workplace & Facilities Manager en Nestlé.
Espacios que refuerzan el equipo
El nuevo Smart Campus de Nestlé en España cuenta con muchos tipos de espacios. Los cambios más destacados, en realidad, se han implementado en la recepción y en el Edificio 3. Comenzamos por la recepción que, al fin y al cabo, es el espacio de “bienvenida la Universo Nestlé”.
La transformación de la recepción empezó en 2022, fue la primera fase de las obras. “La implantación se hizo apoyándonos en cuatro palancas: dar visibilidad a las marcas; a la iniciativa Pets At Work, que permite traer a la mascota al trabajo; e iniciativas sostenibles de la compañía, además de actualizar y mejorar la tecnología y experiencia de las visitas”.
Además, la recepción se convirtió en una nueva zona de espera mejorada con gradas de vegetación natural para que las visitas estén en un ambiente agradable. Se instaló un videowall (panel LED), de gran formato para proyectar contenido actual de la empresa. También se incluyó un nuevo sistema de autoregistro de las visitas y un coffe corner de autoservicio, para que las visitas tomen un café o un snack mientras esperan -pero también es un espacio pensado para showroom de nuevos lanzamientos-.
La recepción ahora tiene un renovado mostrador adaptado a dos niveles, para facilitar así el acceso y el contacto de las personas con movilidad reducida con las recepcionistas. Y, por último, se instaló “The Tree of Good Life», que representa el compromiso de Nestlé con la sostenibilidad.
Es importante, también, resaltar que “aprovechando la renovación de la recepción principal del Campus Esplugues, y con el fin de digitalizar y actualizar el sistema de gestión de visitas, se implementa una nueva aplicación de autoregistro mediante tótems. De este modo, se proporciona mayor autonomía a los colaboradores y visitas externas, permitiendo la gestión de sus propias visitas sin pasar por la gestión del personal de recepción; se optimizan y mejoran los servicios de recepción y se consigue una reducción en el uso de plásticos, minimizando las tarjetas de visita plastificadas pasando a un formato de etiqueta adhesiva y/o QR digital”.
La segunda fase de las obras se centró en el Edificio 3. Este edificio se convirtió en una zona para el encuentro y la colaboración. En su interior podemos observar diferentes espacios compartidos, donde los colores juegan un papel importante: “Los colores escogidos siguen un degradado cromático en la materialidad del espacio y el propio mobiliario, que han servido para identificar las distintas zonas en función de su uso”, nos comenta Bottarini.
El Edificio 3 sufrió una nueva distribución del espacio. En la planta baja, donde antes estaba la antigua cafetería y la zona de oficinas, ahora se han incorporado nuevos usos: coworking, espacios colaborativos para realizar reuniones informales, un Think Tank multifuncional con mobiliario versátil para adaptarlo a cada momento o reunión…
El Smart Campus de Nestlé también cuentan con un espacio para la meditación con capacidad para seis personas y un espacio social que dispone de billar, futbolín, videoconsolas, juegos de mesa y zonas de descanso, todo ello acompañado de mejoras tecnológicas. Desde esta área se puede acceder a una gran terraza exterior, que hace las veces de espacio de reunión para comer, socializar o reunirse. “Esta zona en concreto está siendo un éxito entre los colaboradores, pues ha supuesto un cambio de paradigma en el uso de los espacios de trabajo. Es un espacio distendido donde es posible conectar con los compañeros desde el relax y la diversión”.
Después del análisis del proyecto, nos detalla Flor Bottarini, cómo detectaron una necesidad muy clara: “disponer de espacios colaborativos que favoreciesen el encuentro y la colaboración de los equipos”. Por ello, ciertas zonas que se encontraban cerradas pasaron ahora a un formato open space, convirtiéndose en áreas de trabajo más colaborativas, que cuentan con pizarras, por ejemplo, mobiliario flexible y versátil, “ideal para realizar reuniones breves cerca de las workstations”.
Surgen también las salas Kreativity, que pueden albergar hasta a 30 personas, y que permiten realizar reuniones tanto de pie como sentados, adaptando el mobiliario a las necesidades del equipo y generando sesiones más dinámicas. También se han adecuado booths con nuevo mobiliario y tecnología para facilitar el aislamiento individual o el trabajo en equipos de dos personas.
Además, la reforma, pensando en una mejora en sostenibilidad y eficiencia de recursos, ha posibilitado la instalación de 60 unidades de carga eléctrica de coches gratuita. “De modo que es posible realizar cargas por franjas horarias para facilitar la flexibilidad de los colaboradores. Adicionalmente, y siguiendo con la idea de brindar distintas opciones de movilidad sostenible, también se instalaron puntos de carga y aparcamiento de patinetes eléctricos”.
“Actualmente, vivimos en una modalidad híbrida. Esta nueva realidad hace que las jornadas presenciales refuercen y enriquezcan todavía más las relaciones entre los equipos”
Tecnología para un modelo híbrido
En Nestlé son sabedores de que la combinación del trabajo presencial con el teletrabajo “es a la vez un gran reto al que se enfrentan las empresas”.
Actualmente, la compañía ha elegido la modalidad híbrida, es decir coexisten reuniones presenciales y en remoto. “Esta nueva realidad hace que las jornadas presenciales refuercen y enriquezcan todavía más las relaciones entre los equipos. En Nestlé, hemos transformado nuestras oficinas centrales equipándolas de nueva tecnología, así como de espacios que fomentan la socialización y facilitan un trabajo en equipo muy enriquecedor, incorporando zonas lúdicas, colaborativas y polivalentes que buscan fomentar la interacción de los equipos”.
Al encontrarnos en un modelo de trabajo híbrido la compañía ha tenido que tener muy presente a la tecnología. Se trata de facilitar el acceso al trabajo de manera fácil y fluida, independientemente de donde estén trabajando. “En Nestlé, se ha querido invertir en tecnología y sistemas novedosos para conseguirlo. Por ejemplo, se han instalado ClickShare en la mayoría de las salas de reuniones”. Esta tecnología que nos explican, desde la firma, es un dispositivo que permite al usuario realizar videoconferencias compartiendo el contenido de la pantalla de la sala rápidamente sin cables y en pocos segundos.
Asimismo, siguiendo esta tendencia se han instalado en la salas de mayor capacidad, unas pantallas de gran formato (98”) y sistemas de audio y video-conferencia MS-Teams para favorecer la experiencia híbrida.
Continuando con las mejoras tecnológicas implantadas en Nestlé a raíz del nuevo proyecto, destacamos a HYBO, una app de reservas de plazas de aparcamiento y cancelaciones inmediatas, sin esperas. Está pensada para todo tipo de vehículos: bicicletas, motos y coches. Buscan así que los colaboradores y empleados puedan organizarse antes de acudir a la oficina.
Otra de las mejoras relacionadas con la tecnología es el plató multimedia, “que se diseñó considerando las necesidades de los distintos negocios y funciones del Campus, y que nos ha ayudado a construir nuestra imagen de empresa y mejorar la cercanía con el cliente. En él se puede grabar desde un evento en streaming que no requiera público presencial (entrevistas, ponencias, reuniones), hasta videos para retransmitir posteriormente (talleres, masterclass)”.
El nuevo Smart Campus de Nestlé en España tiene a las personas en el centro. Este proyecto se construyó pensando en los colaboradores, en los empleados, “su figura ha sido aún más relevante si cabe, pues ha supuesto hacer un replanteamiento de formas de trabajo y, con ello, los espacios que son necesarios para poder implementarlas. La creación de equipos de trabajo formados por voluntarios, el lanzamiento de encuestas para conocer los diferentes puntos de vista y la puesta en marcha de procesos test and learn en ciertos proyectos piloto han sido fundamentales para conseguir un buen resultado”.
Antes de despedirnos, preguntamos a Flor Bottarini, Workplace & Facilities Manager en Nestlé, ¿cuál es el papel del Facility Manager en toda la gestión de personas y espacios de trabajo? ¿Qué retos hay, en general, y en lo que se refiere a los ODS? “Hoy en día, la figura del Facility Manager es una pieza fundamental en cualquier organización. Creo que se trata, ahora más que nunca, de un líder multidisciplinar que ha evolucionado exponencialmente en un entorno cambiante potenciado por la pandemia. Ya no solo está presente en el funcionamiento y supervisión de los servicios que se le brindan al empleado, sino que, además, aporta una visión analítica y estratégica muy necesaria en proyectos clave, con un claro enfoque en el cumplimiento de los ODS vinculados a la eficiencia energética, el medio ambiente y el wellbeing. Se trata de un perfil con una mentalidad agile y gran adaptación al cambio, que busca siempre impulsar la innovación, implementando soluciones tecnológicas punteras y apostando por la inclusión en los espacios de nueva creación.
Uno de los retos principales para los próximos años es analizar el impacto que puede generar el teletrabajo en la manera de relacionarnos con nuestros equipos y el uso de los espacios de trabajo de la oficina. Será clave también monitorizar los diferentes escenarios e implementar medidas que busquen la reducción del impacto energético y huella medioambiental”.
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