El papeleo y los archivos abundan en la mayoría de las organizaciones, nueve de cada diez afirman que almacenan los documentos en papel in situ. Sin embargo, sólo el 46% de esos documentos se consultan con regularidad.
A continuación, explicaremos cómo una oficina con menos papel y la externalización de archivo facilitan la transformación del centro de trabajo. La transformación del centro de trabajo es un asunto prioritario para muchas empresas; de hecho, según un reciente estudio realizado por International Data Group (IDG) y patrocinado por Iron Mountain, más de la mitad de las organizaciones encuestadas el pasado mes de enero informaron de que tienen uno o más proyectos de transformación en curso.
Recuperar espacio perdido
Un proyecto de transformación del centro de trabajo consta de varios pasos, casi todos empiezan con la adaptación del espacio de trabajo. Según el informe de IDG, las organizaciones desean un espacio más productivo, lo que suele implicar la eliminación de los equipos y el almacenamiento seguro de los archivos físicos en una ubicación externa. De hecho, el 42% de los encuestados de TI mencionaron la creación de imágenes de archivos y documentos físicos como una de las principales consideraciones en su camino de transformación del centro de trabajo. Este objetivo forma parte de una tendencia cada vez mayor hacia la reducción del papel, un término originado después de que quedara claro que una oficina completamente sin papel no era un objetivo alcanzable.
Reducir el papel, no eliminarlo
En pocas palabras, para conseguir un entorno sin papel es necesario reducir el número de documentos originales creados en formato impreso y convertir los archivos existentes en papel a un formato digital. El estudio de IDG reveló que el 86% de los encuestados cree que conseguir un entorno sin papel es fundamental o muy importante. Casi todos (el 98%) tienen la intención de contratar a un tercero para que les ayude a conseguir este objetivo, utilizando una serie de estrategias que incluyen la digitalización de documentos en papel, la reubicación segura de los archivos existentes y la destrucción de los archivos físicos. De hecho, el 94% de los encuestados afirma haber considerado la posibilidad de trasladar los archivos fuera de sus instalaciones para liberar espacio en sus oficinas.
Organización antes de la transformación
Por desgracia, estos procesos son desalentadores para la mayoría de las organizaciones. Sólo el 39% de las que aún no han iniciado un proyecto de transformación se sienten muy preparadas para empezar. Esto puede deberse al volumen y alcance de dicho proyecto. Incluso algo tan sencillo como trasladar los archivos físicos fuera de las instalaciones requiere ordenarlos, escanearlos, etiquetarlos, clasificarlos y, en algunos casos, destruirlos de forma segura. No es de extrañar, por tanto, que una vez que se inicie un proyecto de transformación, casi todos los encuestados (95%) digan que es probable que cuenten con una evaluación complementaria de terceros diseñada para facilitar el desarrollo y la ejecución de un proyecto de transformación del centro de trabajo.
Casi todos los encuestados (95%) dicen que probablemente aprovecharían una evaluación gratuita de terceros para desarrollar y ejecutar una estrategia de transformación del centro de trabajo. Investigación Marketpulse: Transformación del lugar de trabajo por IDG
Reducir el papel de forma correcta
Los responsables de la gestión de edificios que busquen un proveedor de servicios para la gestión documental, deben encontrar uno que ofrezca una amplia gama de soluciones de transformación. El proveedor también debe tener experiencia en la gestión de información sensible o confidencial y la capacidad de realizar una evaluación exhaustiva a pequeña o gran escala. Las organizaciones también deben considerar si quieren ayuda con el desarrollo de la estrategia, con la ejecución de la misma o con ambas. Como dijo uno de los encuestados: «Documenta todos los pasos del proceso y establece un calendario para cada paso. Realiza la debida diligencia sobre todas las partes implicadas pensando en los proveedores».
Una vez que una organización encuentra el socio adecuado -que puede ayudar con la planificación, la ejecución y el seguimiento-, la transformación del centro de trabajo no sólo es posible, sino también alcanzable, beneficiando a los empleados, los socios y los clientes.
Sobre Iron Mountain
Iron Mountain Incorporated (NYSE: IRM), fundada en 1951, es el líder mundial en servicios de almacenamiento y gestión de la información. Con la confianza de más de 225.000 organizaciones en todo el mundo. Con una red de más de 90 millones de metros cuadrados en más de 1.450 instalaciones en más de 50 países, Iron Mountain almacena y protege miles de millones de activos valiosos, incluida la información empresarial crítica, datos altamente sensibles y artefactos culturales e históricos. Proporcionando soluciones que incluyen la gestión de la información, la transformación digital, el almacenamiento seguro, la destrucción segura, así como los centros de datos, la nube y almacenamiento y logística de última generación, Iron Mountain ayuda a los clientes a reducir los costes y los riesgos, a cumplir con las normativas, a recuperarse de los desastres y a hacer posible un modo de trabajo digital.
