Los acontecimientos experimentados en los últimos años han transformado radicalmente el funcionamiento de las empresas. El enfoque de los centros de trabajo ha variado, poniendo énfasis en adaptarse a los empleados. Esta transformación debe gestionarse correctamente, ya que precipitarse o no tener claro el objetivo puede provocar problemas graves.
De hecho, precipitarse en la implantación de una estrategia de trabajo híbrida puede terminar suponiendo una mayor inversión en tiempo y dinero, así como una pérdida de eficiencia a largo plazo, si no se tienen en cuenta todas las circunstancias y si no se consulta e involucra desde el principio a todas las partes interesadas.
Las organizaciones que tengan previsto llevar a cabo esta transformación del centro de trabajo deben comprender las necesidades de su equipo, así como tener en cuenta factores críticos como la demanda de datos y la seguridad de la información. Además, es fundamental contar con expertos, en lugar de actuar por cuenta propia, ya que esa guía complementaria nos permitirá llevar a cabo los proyectos de transformación digital de una manera más eficaz y satisfactoria.
Analizar la situación
Según un estudio realizado por Iron Mountain en colaboración con The Economist Impact, la división de investigación de la revista The Economist, las principales prioridades de las empresas son realizar cambios en los espacios de trabajo e implementar una estrategia híbrida. De hecho, el 61,2% de las organizaciones afirma que el compromiso de sus empleados debe mejorar.
Estos cambios deben estar alineados con los objetivos asociados a la transformación digital, ya que ambos son pilares clave para incrementar la resiliencia empresarial. De hecho, el 79,1% de los encuestados coincidieron en que la gestión de los espacios de trabajo era importante para fomentar la resiliencia a largo plazo. Asimismo, más de la mitad de las empresas están cambiando su enfoque para invertir en espacios flexibles que puedan adaptarse a las necesidades actuales.
A pesar del entusiasmo generalizado por el cambio y la transformación digital, es importante reconocer que la fuerza de voluntad por sí sola no es suficiente para materializar estas ambiciones. Independientemente del sector, existen varios principios rectores que debemos seguir para valorar la magnitud y la naturaleza del desafío que enfrentamos. Aunque existen principios específicos para cada organización, también hay puntos en común, como el interés por reducir costes, aumentar la productividad y garantizar una mejora del bienestar de los empleados.
Crear un espacio de trabajo para el futuro
El teletrabajo ha calado en la cultura empresarial, independientemente de si los empleados van uno o varios días a la oficina, enfocarse en modernizar el espacio físico es clave.
Antes de empezar a desmontar escritorios y archivos, las empresas deben pensar de manera estratégica, y con la ayuda de expertos. Deben llevar a cabo un inventario de todos los entornos físicos y digitales para asegurarse de que su propósito es claro eliminando cualquier ineficiencia que pueda existir. Es posible que haya que empezar identificando las deficiencias en los procesos manuales o digitales, así como las necesidades de acceso o las brechas de seguridad.
Aunque el espacio físico es importante, hay muchos otros aspectos importantes que deben abordarse. La protección de datos y la forma en que la empresa salvaguarda sus activos son primordiales. Esto incluye no solo la información personal que la organización pueda tener en archivos y documentos, sino también la distribución y gestión de dispositivos como los ordenadores portátiles. En una transformación tan radical como esta, el éxito depende de estar en cada detalle.
Es fundamental asegurar que todas las partes implicadas, como los responsables de inmuebles, de seguridad, de archivos y de gestión de información, participen en el proceso de toma de decisiones. Garantizar una comunicación clara y transparente entre las partes implicadas permitirá asegurarse de que la transformación se adapte a todos y responda mejor a las necesidades de la empresa.
Empezar de cero
Entre las consideraciones que las organizaciones deben tener en cuenta al emprender cualquier transformación, contar con un proveedor de confianza como Iron Mountain y su solución Clean Start les dará la confianza y la seguridad de saber que van por el buen camino. La evaluación realizada por un equipo de expertos, orienta a las empresas para abordar las áreas clave de riesgo y las oportunidades relacionadas con la reestructuración del centro de trabajo.
La solución Clean Start comienza por un análisis de situación, y consta de varios componentes, como la custodia, la destrucción segura de documentos y activos, y la transformación digital, con un enfoque múltiple que garantiza que las organizaciones estén completamente cubiertas. Ayuda a optimizar el espacio de oficina, reducir costes, limpiar espacios físicos y digitales, así como maximizar el uso eficiente de los activos y el entorno.
La era del trabajo híbrido ha supuesto que muchas organizaciones hayan sentido cómo el suelo se movía bajo sus pies, teniendo que reaccionar con rapidez y determinación para seguir siendo competitivas. Asegurarse de que cualquier transformación esté reforzada con el apoyo de expertos en cada etapa es esencial para garantizar su agilidad, flexibilidad y capacidad de resiliencia.
Sobre Iron Mountain
Iron Mountain Incorporated (NYSE: IRM), fundada en 1951, es el líder mundial en servicios de almacenamiento y gestión de la información. Con la confianza de más de 225.000 organizaciones en todo el mundo. Con una red de más de 90 millones de metros cuadrados en más de 1.450 instalaciones en más de 50 países, Iron Mountain almacena y protege miles de millones de activos valiosos, incluida la información empresarial crítica, datos altamente sensibles y artefactos culturales e históricos. Proporcionando soluciones que incluyen la gestión de la información, la transformación digital, el almacenamiento seguro, la destrucción segura, así como los centros de datos, la nube y almacenamiento y logística de última generación, Iron Mountain ayuda a los clientes a reducir los costes y los riesgos, a cumplir con las normativas, a recuperarse de los desastres y a hacer posible un modo de trabajo digital.
