Nos encontramos ante una nueva era que cuestiona los modelos tradicionales de conceptualización y organización de los edificios y/o espacios de trabajo a consecuencia de la aparición de modelos de producción híbridos basados en la combinación de presencialidad y teletrabajo.
Y es a consecuencia de este nuevo modelo híbrido en donde los gestores de edificios han tenido que hacer frente a nuevos retos planteados que nunca antes se habían contemplado a gran escala y con un impacto directo en la organización. La desaparición de los puestos fijos de trabajo, la flexibilidad horaria y presencial y la eventualidad han supuesto un desafío que, en la mayoría de los casos, se han resuelto a través de tecnología.
Este nuevo contexto afecta también a los servicios de Facilities (en adelante, FM) sobre los que gira el buen mantenimiento del edificio, afectando en sus servicios claves de explotación del negocio como la limpieza y el mantenimiento.
Los edificios y oficinas de aquellas corporaciones que han adoptado este nuevo modelo de trabajo híbrido deben modificar sustancialmente el modo de ejecutar estos servicios FM, ajustándolos a una nueva manera de entender el servicio. Actualmente, no resulta válida la creencia de un modelo de contratación en horas/recurso, sino que la tendencia del mercado requiere de modelos distintos, basado en servicios realizados y en medición de objetivos, buscando sobre todo la productividad y la eficiencia.
¿Es acaso eficiente limpiar por defecto el aseo de una planta si apenas se ha utilizado durante horas o incluso días? ¿Resulta eficiente la revisión de todos los dispensadores de jabón de un edificio si hay aseos con poco uso? ¿O deberíamos revisar todas las salas de reuniones si no ha habido presencia de personas en ellas?
El dato, un aliado crucial
Desde luego, para responder a todas estas preguntas necesitamos un aliado fundamental: el dato. Y para recopilar ese dato, tendremos que hacerlo a través de una base tecnológica potente.
Dejemos que los espacios y los edificios nos den información. Y aprovechemos esta información para hacer de nuestras instalaciones un lugar mejor, y obtener unos servicios más eficientes.
Un software de gestión de servicios, con planificador de tareas periódicas y/o diarias, en combinación con sensores de ocupación, por ejemplo, nos puede ofrecer una experiencia única en cuanto a servicios eficientes. Limpiemos una sala cuando realmente sabemos que ha sido ocupada. Además, podemos incluso conocer cuánto tiempo y cuántas personas han estado en dicho espacio, de manera que podemos dimensionar de un modo mucho más exacto el servicio.
Adicionalmente, un software que nos permita gestionar la reserva de salas, puestos de trabajo, plazas de parking o presencia de empleados se hace indispensable para gestionar de un modo adecuado la experiencia del empleado, la flexibilidad y, desde luego, la correcta gestión y uso de los espacios.
En este sentido, y cuando hablamos de edificios inteligentes, no estamos pensado solo en llenar de dispositivos una sede corporativa. Se trata de hacerlo con sensatez y sentido común, teniendo en cuenta cada necesidad concreta de cada organización. De nada servirá instalar sensores de forma masiva si no se trabaja posteriormente el dato, o si ese dato recogido no aporta valor en aquello que se busca. Para conseguir el perfecto equilibrio, es imprescindible una labor de consultoría tecnológica que permita conocer necesidades y alcances. Tecnología con sentido común.
Los edificios inteligentes o smart buildings son ya una realidad que han llegado para quedarse mucho tiempo. Ahora debemos contar con la habilidad de aprovechar todas las tecnologías a nuestro alcance para conseguir que los edificios sean realmente inteligentes y seamos capaces de interactuar con ellos con el objetivo de adaptar del mejor modo los espacios a este nuevo contexto.
