La externalización como herramienta de mejora

En torno a la externalización de servicios, poniendo el foco en el Facility Management, y bajo el patrocinio de Grupo Eulen, la revista Facility M&S organizó un desayuno de trabajo que contó con la participación de María Amelia Añón (Banco Popular), Ariadna Ferrer (Banco Popular), Francisco García Ahumada (IFMA), Borja Fernández (Iberdrola), Carmen Rico (Roche Farma), Vicente Álvarez (Grupo Eulen) e Itcíar Civancos (Grupo Eulen). Estuvieron acompañados por Paloma Melendo, directora de la publicación y moderadora del encuentro; Mariví Gómez, directora de Relaciones Institucionales; Ancor Morales, responsable de Audiovisuales; y Leticia Duque, redactora jefe de la revista.

Con una sencilla pregunta ¿por qué externalizar?, comenzó la exposición de cada participante.
En primer lugar, Borja Fernández, Head of Facility Services and Building Operations en Iberdrola, expuso que “la externalización, al margen de lo que ya conocemos: eficiencia en costes, se produce porque es imposible tener internamente gente tan especializada en tan diferentes ámbitos”. La eficiencia en costes está clara para Fernández, a causa de las especializaciones en tan diferentes áreas, y, “en los últimos años, como existen empresas que nos dan esa facilidad de disponer de esos perfiles, creo que la ventaja la hemos visto todos y es el camino a seguir”.

Por su parte, Francisco García Ahumada, presidente de IFMA, opina que “la externalización es la cesión a un externo de un área del negocio. Hay razones múltiples, por ejemplo, habrá empresas que definirán ese servicio como no core business, por lo que hay que tenerlo fuera”. Asimismo, abordó una preocupación: la alineación con la estrategia de la empresa. “Que un servicio sea externo o no puede impactar en la productividad, por ello el análisis estratégico no es un tema trivial y creo que merece la pena que se haga. Los servicios son ‘inelásticos’, no es una compra, es un tema que debe preocupar; y cambiar de gestor del servicio es un trauma para la compañía”.

“La clave está en si es una ventaja significativa para el negocio”, señaló Vicente Álvarez, FM Proyject Manager de Grupo Eulen. “Si lo vamos a externalizar es un negocio en sí, por su volumen, por lo que hay que ver cómo externarlizarlo”. Otra idea que puso sobre la mesa es que el modelo de externalizacion “es bueno si una empresa se expande”, si la compañía va creciendo “hay que tener en cuenta que las personas que hacen estos trabajos se encuentran con un techo, mientras que en el otro modelo la externalización les permite un portfolio profesional”. Se trata, para Álvarez, de personas y negocio.

En Banco Popular, según Ariadna Ferrer, responsable de Edificios y SSCC – Infraestructuras, respecto a lo que son edificios, no tienen todos los servicios externalizados. En esta institución la externalización tiene que ver con “la economía, la gestión que hacen del servicio y del personal, y por la facilidad de gestión del día a día”.
“Desafortunadamente y en los últimos años -comenzó Itcíar Civancos, directora de Facility Management de Grupo Eulen-, la externalizacion se vincula al ahorro de coste, pero yo creo que es importante resaltar que el conocimiento que tenemos las empresas que nos dedicamos a servicios externalizables permite que vosotros no necesitéis tenerlo. Hay que ser consciente de que algunas compañías pueden sacar a ese servicio mucho partido y de mejor forma. Me gustaría que pensáramos en las ventajas técnico productivas y funcionales que tiene la externalización”, concluyó.

Por su parte, Carmen Rico, Procurement Manager de Farma Roche, subrayó que “en la externalización hay una profesionalización total. En las últimas décadas la sofisticación ha sido apabullante”. Con el personal interno, resulta complicado a día de hoy mantener esos mismos servicios, “así que tienes que acudir a esa especialización. Es muy difícil adaptar tu plantilla a los retos y nuevas tecnologías”. Asimismo resaltó la problemática que representa la normativa en cantidad de áreas, siendo difícil que un mismo equipo maneje y esté al día de cada una de ellas, “y tener a una empresa que lo abarque es una gran ayuda”, sentenció.
Además, los profesionales resaltarón la difícultad que se encuentran, en este sentido, en cuanto a profesionalidad, perfil ocupacional y polivalencia, que no está en España respaldado en cuanto a convenios laborales ni legislación vigente.

El beneficio de externalizar

La externalización es una decisión que produce miedos a distintos niveles en las compañías. Pero, como bien destacó Francisco García Ahumada, “el primer beneficio es reputacional, porque una empresa se tiene que dedicar a lo que se tiene que dedicar”. También hay que resaltar como ventaja competiviva el “conocimiento experto”. Sumamos a estos beneficios la flexibilidad y la trasferencia de riesgos.

Alude Vicente Álvarez a que las ventajas “deberían ser las que tú has querido tener cuando tú quieres externalizar, así cada uno tendrá unas. Los inconvenientes de externalizar principalmente son cómo controlo o manejo el sistema de externalización, cómo engrano a otra organización para hacer lo que quiero”.

Ariadna Ferrer compartió su experiencia con la externalización que la aporta que, “respecto a la parte que supone tener personal (sus uniformes, PRL…), todas las necesidades que el trabajador externo requiera, son cubiertas por su empresa y no por el cliente final. También valoro la rapidez de conseguir personal en un momento dado. Si es una empresa que tiene varios servicios, suelen ser personas con polivalencia y que responden rápido. Pero lo que más me pesa es la pérdida de control.

Nosotros llevamos el mantenimiento de los edificios y la gestión, y siempre estamos siempre estamos jugando en la estrecha línea que hay entre el cliente y los trabajadores.que marca la cesión de trabajadores”. Es la misma sensación que comparte con Carmen Rico. Dentro de la misma compañía se entremezclan trabajadores de distintas empresas “que van exactamente vestidos, conviven tan juntos unos y otros empleados que la línea es finísima y siempre quieres poner un coordinador tanto por parte de la empresa como de la subcontrata”. De esta manera se pregunta: ¿cuáles son las líneas rojas y cuáles son las funciones de nuestro coordinador?